Делопроизводство на ранних стадиях существования государства (9-14 в.в.)

Вопрос 1 Периодизация основных этапов развития делопроизводства, взаимосвязь технологии документационного обеспечения управления с развитием государственного аппарата, его функциями и структурой.

 Документы возникли вместе с письменностью – вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, как средство общения, передачи информации. Появление частной собственности и развитие основанного на ней индивидуального труда создавали имущественное и социальное неравенство и образование в конце IX в. классового общества. Все события того времени находили отражение в документах. Свидетельством тому является памятник древнерусского права – Русская Правда.

В конце XV в. появились приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные  избы  – органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, а сама такая деятельность в тот период получила название приказного делопроизводства. Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма, так как документы проходили множество в том числе ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В 1717–1718 гг. взамен системы приказов были созданы коллегии, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.  В Генеральном регламенте  государственных коллегий, подписанном 27 февраля 1720 г. Петром I, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, о секретарском чине: в ней четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы канцелярских служащих. Этот период получил название коллежского делопроизводства. Тогда-то и были заложены основы организации учета и хранения документов и впервые появилось слово архив.

В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами.

В 1811 г. указом об учреждении министерств были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой должности они имели право получать и подписывать только определенные виды документов. Этот период получил название исполнительного делопроизводства.

Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальное руководство на единоначалие.

Вопрос 2   Делопроизводство на ранних стадиях существования государства  (9-14 в.в.)

На ранних стадиях развития Древнерусского государства  (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период ( Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства  создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.

В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения.  В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась  своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются. 

Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.

Вопрос 3  Организация делопроизводства в центральных учреждениях Русского централизованного государства (в приказах), его особенности.

В управленческой сфере практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с процессом становления российского централизованного государства в 15-16 столетиях.

Система государственного делопроизводства начинает складываться только в середине 15 века, с развитием Московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе  деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказное делопроизводство- работа с документами, проводившаяся в приказах. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов.

Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство от приказного делопроизводства получили мы  слово «волокита».  Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м., документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.  

Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.    

Именно  на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. В середине ХVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в  делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.

Вопрос 4 Основные этапы технологии  прохождения документов в приказах.

1. поступление документа на рассмотрение; 2. подготовка дела к «докладу»; 3. рассмотрение и решение дела;

4. оформление документа, содержащего решение.

1.1 Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение («отпуск»), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса — думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью - «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

 Характерной особенностью документов этого периода было безмерное  возвеличивание власть имущих путём перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий. В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово волокита. Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м. документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль  за исполнением. И всё же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки документов.

Вопрос  5  Формуляр документа  15-17 в.в.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав». Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид: «Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»  Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась иприменялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

Вопрос 6  Должностной состав канцелярских служащих коллегии и их классы. Обязанности канцелярских служащих коллегии.

Должностной состав канцелярских служащих:

 Секретарь, Нотариус, Переводчик, Актуариус, Регистратор,  Канцеляристы,  копиисты…»  

Классы Согласно «Табеля о рангах» канцелярские служащие были распределены по следующим классным чинам:

- обер-секретарь Сената получал чин VI класса;

- обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской Коллегии - чин VII класса;

- обер-секретарь в Коллегии, секретарь в Сенате - чин VIII класса;

- секретари в воинской и иностранной Коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики - чин IX класса;

- секретари прочих Коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и иностранной Коллегии получали чины X класса;

- секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях - чины XII класса;

- секретари в провинциях, переводчики и протоколисты Коллежские, Актуариус и регистраторы сенатские - чины XIII класса;

- актуариусы, архивариусы, регистраторы при Коллегиях - чины XIV класса

Обязанности канцелярских служащих

Секретарь  Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом.  О докладах в Коллегиях «…должность чина Секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях номеры подписывать, и на них числа, когда поданы, приписывать, и об оных без всякого подлога, или пристрастия, по номерам и числам доносить…».

Нотариус     вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

Актуариус . Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей.

Переводчик. Переводчик  с  иностранного языка на русский переводит и подписывает свой перевод.

Регистратор. Регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел на бело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать.

1. Журнал (повседневная записка) … 2. Регистратура  (записка)…»

Канцелярист.   «Канцеляристам надлежит все то, что по реэстру из отправляемых дел от Секретаря повелено будет изготовлять… також и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и  прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секретарю для поправления подавать…».

Копиисты. «Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии, набело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы».

Вопрос 8  Организация и технология регистрации документов в коллегиях, построение справочно-  информационного аппарата.

Организация и технология регистрации документов в коллегиях

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Была введена обязательная регистрация документов, которые регистрировались в журналах, названных: «повседневная записка», «росписи», «регистратура» — книги А.В.С.Д.  В книгу С записывались документы от царя и сената (входящие), прилагался реестр. Книга Д – от остальных корреспондентов, откуда получено.

Книга А – документы, направленные царю и сенату, указывалась дата, краткий заголовок, куда отправлено, дословно переписывался текст, перечень чинов его подписавших. Книга Б – аналогично для входящих документов, от всех остальных.

 В особый вид работы с документами выделяется контроль за их исполнением. Прокурор коллегии вел книгу, в которую записывалось, когда какой указ составлен, что исполнено и в какое время. Нотариус вел роспись невершенных дел, в которую вносились все документы не введенные к слушанию. Затем отмечали по каким делам принято решение. Нотариус ведет реестр вершенных и исполненных дел. Он вносил в нее дела исполненные присутствием, после подготовки делалась отметка, секретарь отмечал число и номер, вахмейстер прибивал в удобном месте к стене, чтобы было видно какое дело приговорено и которое уже отправлено. 

Генеральный регламент ввел понятие об архивах. В 44-й главе установлено, что архивы делятся на три категории: текущие, создаваемые при канцеляриях; ведомственные (архивы коллегий);

государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы, нужны для справок.

Документы хранились в текущем архиве три года и помещались в обложку, на которой указывалось краткое содержание дела, даты его начала и окончания. На все документы дела составлялась внутренняя опись.

Вопрос 9   Формуляр документа 18 в.

Коренным образом изменился формуляр документа в связи с переходом на листовую форму ведения делопроизводства. Из текста выделяются реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), дата получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий). Легко определить вид документа в XVIII в., так как наименование вида почти всегда указано в документе. Документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Юстиц-коллегию». Автор указывался под адресатом: «Из Тульского уездного суда».  Введение в 1722 г. в действие «Табели о рангах» повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы: высокопревосходительство, превосходительство, высокородие, высокоблагородие, благородие. Писали также частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т. д.). Третий вид титулов был связан с происхождением. Такими титулами были: «светлость» (для князей), «сиятельство» (для князя и графа), «благородие» (для дворян, включая баронов).

В XVIII в. на документе перед текстом стали указывать наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа». Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами. В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года». Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года». Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В Генеральном регламенте в 13-й главе определен порядок пользования печатями.

вопрос  6  Должностной состав канцелярских служащих коллегии и их классы. Обязанности канцелярских служащих коллегии.

Вопрос 7   Порядок получения и рассмотрения документов в коллегиях.

Рис. 1.2. Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.

Вопрос 11

             I. Вступление дел по канцелярии министра

     § 71. К министру вступают:

     1. Высочайшие указы,  повеления, постановления и учреждения.

2.  Взаимные сношения министров,  генерал-губернаторов  и  других

лиц,  равные звания носящих.  3. Представления от лиц подчиненных

по делам особенной важности,  требующим  скорого  разрешения  или

нового  постановления,  так  как  и повторительные представления,

чинимые в тех случаях,  когда  места  подчиненные  на  первые  их    99

представления  в департамент не получают в свое время разрешения.

4.  Отзывы,  на предписания министра последовавшие.  5. Жалобы на

департаменты, ему подчиненные. 6. Дела секретные.

     § 72. Дела секретные надписываются: «В собственные руки».

     § 73.  По делам,  времени не терпящим,  полагается особенная

надпись: «Нужное».

     § 74.  Все дела сии вступают в канцелярию министра,  где для

приема их содержится непрерывно дежурство.

     § 75.  Дела  секретные  и  нужные  немедленно представляются

министру.

     § 76.  Прочие раскрываются в  присутствии  его  ежедневно  в

назначенные часы.

     § 77.  Бумаги  секретные  оставляются в канцелярии министра,

где и чинится по оным исполнение.

     § 78.  Из всех прочих бумаг министр,  по усмотрению  своему,

может оставить в канцелярии те только,  коих исполнение не терпит

времени,  или  кои  по  важности  своей  требуют  особенного  его

распоряжения.

     § 79. Канцелярия министра ведет общий журнал всех вступающих

в оную дел,  и сверх того каждое отделение канцелярии имеет  свои

журналы  входящих  дел.  В  сии последнии вносятся одни только те

бумаги,  кои для производства оставляются  в  канцелярии  по  его

усмотрению, и кои не принадлежат ни к одному из департаментов.

     § 80. Журнал для входящих дел общий и частный разделяется на

три части:

     В первую  часть  вносятся   высочайшие   именные   указы   и

повеления.

     Во вторую обыкновенные бумаги, получаемые на имя министра.

     В третью бумаги секретные.

     § 81.  Бумаги,  по  внесении их в журнал,  распределяются по

департаментам и отделениям канцелярии, по их принадлежности.

     § 82.  Для связи дел вообще наблюдается,  чтоб бумаги  сколь

можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах.

Канцелярия   министра   должна   более   заниматься    правильным

размещением  дел  и  исполнением  особенных  приказаний министра,

нежели производством дел обыкновенных,  кои,  без нужных в  своем

месте справок, редко без запутанности могут быть окончены.

               II. Вступление дел по департаментам

     § 83. В департаменты вступают следующие дела:

     1. Предписания министра.  2. Сношения других департаментов и

отделений,  как  внутренних того же министерства,  так и внешних.

3. Представления мест и лиц,  подчиненных министерству, по делам,   100

требующим   пояснения  или  разрешения,  и  по  делам  текущим  и

обыкновенным.  4.  Отзывы их на предписания министра, за подписью

директора последовавшие. 5. Доставление от них требуемых сведений

и срочных ведомостей по установленному порядку.  6. Бумаги на имя

министра, присылаемые в департамент из канцелярии министра.

     § 84.  Все бумаги,  поступающие в  департамент,  вносятся  в

общий журнал.

     § 85. Журналы департамента разделяются на три части:

     В первую вносятся высочайшие указы и повеления, к исполнению

департамента принадлежащие.

     Во вторую все вообще бумаги,  от министра и  других  мест  и

лиц, в департамент поступающие.

     В третью дела, тайне подлежащие, где таковые находятся.

     § 86.   По   записке  в  журнал,  бумаги  распределяются  по

отделениям.

     § 87.  Тем  делам,  кои  отмечены  нужными,  содержится  при

директоре  особенный реестр,  и под смотрением его они немедленно

изготовляются к докладу или исполнению.

     § 88.  Каждое  отделение  департамента  имеет  свой  частный

журнал входящих дел.

     § 89.   Журналы   по   отделениям  содержатся  под  надзором

начальников отделений положенными при оных канцелярскими чинами.

                     Отд. II. – ДВИЖЕНИЕ ДЕЛ

     § 90.  Дела,  вступившие в министерство, получают дальнейшее

свое  движение  или производство по свойству их и принадлежности:

1)  в  канцелярии  министра,  2)  в  департаменте,  3)  в  Совете

министра,  4)  в  общем  присутствии  отделений,  5)  в особенных

установлениях.

               I. Движение дел в канцелярии министра

     § 91.  Директор канцелярии, разобрав бумаги по департаментам

и  отметив  на  них день вступления,  докладывает о содержании их

министру,  и  потом  распределяет  их  по  тем  частям,  к   коим

принадлежит их производство.

     § 92.  При  распределении  бумаг  по департаментам на тех из

них,  по коим министр признает нужным иметь вскорости  объяснение

или поспешить их отправлением, директор отмечает: «нужное».

     § 93. Надпись сия обязывает директора департамента не позже,

как на  другой  день,  представить  министру  нужные  сведения  и

получить   его   разрешение.   Бумагам  сего  рода  содержится  в

канцелярии особенный краткий реестр.

     § 94.  Никаких других резолюций на  бумагах  при  первом  их

обозрении не полагается.

     § 95.   Дела,  в  канцелярии  министра  для  дальнейшего  их

производства  оставшиеся,  по  записке  в   журнал,   разделяются   101

директором  канцелярии по отделениям,  а где нет оных,  по столам

для исполнения резолюции,  данной министром и означенной на самой

бумаге директором канцелярии.

     § 96.  Если по делам,  производящимся в канцелярии министра,

требуются справки, выписки и объяснения: то представляются оные в

записках  за подписанием начальника отделению и скрепою секретаря

или столоначальника, по части коего дело производится.

     § 97.  Директор канцелярии министра и  начальники  отделений

могут  требовать  из подчиненных министерству мест всех нужных им

справок и сведений.

                 II. Движение дел в департаментах

     § 98. Предписания министра и бумаги с надписью «нужное» и «в

собственные  руки»  представляются немедленно директору и в то же

время получают свое исполнение.  Прочие бумаги,  по получении их,

пополняются   всеми   нужными  сведениями  и  в  назначенный  час

докладываются директору начальниками отделений.

     § 99.  В прекращении излишней переписки бумаги докладываются

в подлиннике без особенных выписей.

     § 100.  Если  дело  по  существу  его  требует пояснения или

соображения с прежним производством,  то в отделении, к коему оно

принадлежит,   составляется   по  оному  записка  за  подписанием

начальника отделения и скрепою столоначальника  и  представляется

директору.

     § 101.  Вообще все справки,  сведения,  записки,  переводы и

тому  подобное,  не  иначе  могут  быть  представляемы,  как   за

подписанием тех, коими они были составляемы.

     § 102.  Дела  в  отношении  к  их приготовлению и исполнению

разделяются на текущие, чрезвычайные и не терпящие времени.

     § 103.  Под именем  дел текущих  разумеются:  1.  Все  дела,

входящие  в  департамент  по  срокам  и  правилам  единообразным,

как-то:  срочные ведомости,  донесения о получении предписаний  и

тому  подобные.  2.  Представления об определениях,  увольнениях,

паспортах, наградах и поощрениях, на кои существуют единообразные

правила.  3.  Дела обыкновенные,  коих разрешение требует единого

соображения  с  уставом,   учреждениями   или   предшествовавшими

предписаниями.  4.  Все сведения,  служащие к объяснению дела и к

приуготовлению  его  нужными  справками.  5.  Дела,  следующие  к

обнародованию для повсеместного сведения и извещения.

     § 104.   Все   дела   текущие  разрешаются  в  департаменте.

Исполнение  по  оным  изготовляется  в   своем   отделении:   они

подписываются  директором,  скрепляются начальником отделения,  и

отправляются немедленно.  Бумаги, в коих сообщаются только нужные

сведения, подписываются одним начальником отделения.

     § 105.  Из дел текущих,  по изготовлении их,  представляются   102

министру следующие: 1. Дела, предполагающие переписку с местами и

лицами,  министру равными.  2. Те дела, кои особенно предназначит

он к  своему  усмотрению  или  разрешению,  как-то:  определение,

увольнение,  награды,  назначение сумм,  сведения о их движении и

тому подобное.

     § 106. Под именем дел чрезвычайных разумеются:

     1. Все те дела,  кои не могут быть  разрешены  существующими

положениями,  и  требуют  новых  правил и дополнений.  2.  Дела и

происшествия,  требующие, по важности их, принятия особенных мер,

взыскания ответов,  подтверждений,  или преданий суду за упущения

или злоупотребления.

     § 107. К делам, не терпящим времени, относятся следующие:

     1. Исправление  каких-либо  хозяйственных  заведений,   коих

расстройство  могло  бы  навлечь  важные убытки или остановить их

действие. 2. Наполнение праздных мест, в отвращение эапущения дел

или беспорядка в управлении.  3.  Разрешение дел, имеющих срочное

время,  законом, обстоятельствами, или существом их определяемое.

4.  Остановление  каких-либо  мер,  операций или заведений,  коих

дальнейшее действие могло бы причинить неизбежный убыток и  вред.

5.  Разрешение  дел,   заключающих  в  себе   участь  подсудимых.

6. Разрешение  дел  относительно  собственности частных людей,  в

коих умедление может произвести важные потери.

     § 108.  По  всем  делам  вышеозначенным  начальник отделения

докладывает директору без  малейшего  умедления,  наблюдая,  чтоб

представления  были  сделаны  и  разрешения  были  посланы,  куда

следует,  благовременно,  смотря по расстоянию  мест,  времени  и

обстоятельствам.

     § 109.  Все  дела чрезвычайные и вообще дела,  коих существо

требует разрешение министра,  по приведении их в  Департаменте  в

надлежащую ясность,  представляются министру записками, с мнением

директора и за его подписанием и скрепою начальника отделения.

     § 110.  Для сего каждый  директор  имеет  определенные  часы

доклада.

     § 111.  Разрешения  министра  кратко  излагаются  на  тех же

записках  директором  и  по  оным  изготовляются   в   отделениях

надлежащие исполнения.

     § 112.  Разрешения сии суть или окончательные или содержат в

себе  только  мнение  министра  и  представляются  на  высшее  их

утверждение.

     § 113.  По  первым изготовляются в отделениях,  под надзором

самого  директора,  нужные  отношения,  кои  и  представляются  к

подписанию министру; а в удостоверение того, что исполнение точно

учинено  по  разрешению  его,  бумаги  сии  наперед   скрепляются

директором.

     § 114.  Бумаги второго рода излагаются в докладе или записке

министра,  и за подписанием его и скрепою директора вносятся,  по

существу их, на дальнейшее усмотрение.

                III. Движение дел в Совете министра                 103

     § 115. В Совет министра поступают:

     1. Все дела и предположения, требующие нового учреждения или

важных перемен в разных частях управления.  2.  Случаи, требующие

дополнения  законов  и учреждений,  пояснения оных,  или отмены и

исправления.  3.  Предположения  о  новых  заведениях.  4.  Новые

изобретения,  когда  представлены будут к рассмотрению директором

департамента или уважены министром. 5. Привилегии на изобретения.

6.  Приобретения в казну или отдача из казны казенного имущества.

7.  Требование сумм вообще на действие всех  частей,  подчиненных

министерству, и в особенности употребление их на новые заведения.

8.  Рассмотрение  годовой  сметы  расходов   и  годовых  отчетов.

9. Составление условий на подряды, поставки и другие предприятия.

10.  Производство подрядов по разным частям,  состоящим в ведении

министерства.   11.   Рассмотрение   случаев    несостоятельности

и   затруднений    в   подрядах,    поставках   и   предприятиях.

12. Рассмотрение  убытков  и  вреда,  случившегося  по  казенному

имуществу  в  ведении  какого-либо  лица или места.  13.  Дела по

притязаниям частных людей на казну,  и по иску казны  на  частных

людях.  14.  Рассмотрение  донесений  чиновников,  посылаемых для

обозрения  и  освидетельствования  разных   частей,   управляемых

департаментом.  15.  Рассмотрение  основательных доносов по делам

важным.  16.  Рассмотрение дел по упущениям разных  чиновников  и

решение  о предании суду.  17.  Производство в чины и определение

наград вообще  по  департаментам.  18.  Разные  неудовольствия  и

жалобы  служащих  и  частных людей на департаменты,  если министр

найдет их заслуживающими внимания.

     § 116.  Сверх  вышеозначенных  дел  предоставляется министру

вносить и другие дела на усмотрение Совета,  когда он признает их

требующими общего уважения.

     § 117.  Дела  на  рассмотрение Совета поступают или прямо из

департаментов или из канцелярии министра.

     § 118.  Никакое  дело  не  может  вступить  на  рассмотрение

Совета,  не быв предварительно рассмотрено в том департаменте,  к

которому оно по существу своему принадлежит.

     § 119.  В тех министерствах,  где  при  Совете  не  положено

особенной канцелярии,  дела, следующие к его рассмотрению, в виде

записок препровождаются к директору канцелярии министра.

     § 120.  Дела,  требующие   новых   постановлений,   законов,

положений  и  учреждений,  предлагаются  Совету  в  виде записок,

содержащих  в   себе   изложение   существа   дела,   причины   и

необходимость   нового   постановления   или   изменения  прежних

законоположений и проект нового постановления.

     § 121.   По   проектам   новых   заведений   и   изобретений

предлагается   Совету:   сравнение   с   прежними  заведениями  и

производствами того же рода,  если они существуют;  необходимость

или  польза,  способы  и  время  к приведению сих предположений в   104

исполнение.

     § 122.  По привилегиям на  изобретения  предлагается  Совету

существо изобретения, его польза, условия изобретателя, способы и

время, на которое требуется привилегия.

     § 123.  По приобретению в  казну  или  по  отдаче  из  казны

казенного   имущества,   излагается   существо,  качество  и  род

имущества,  предмет употребления,  польза и необходимость продажи

или приобретения, цена имущества, средства, время и образ уплаты.

     § 124. По составлению условий на подряды, и по другим разным

случаям,  и по производству самих подрядов должно  быть  показано

существо  дела,  необходимость  и польза подряда и все содержание

условий от слова до слова.

     § 125.  По рассмотрению убытков  и  вреда,  случившегося  по

казенному  имуществу,  по  делам  в  притязаниях частных людей на

казну и по иску казны на частных  людях  должно  быть  изъяснено,

какого  рода,  свойства и качества казенное имущество,  в чем оно

состоит и какую сумму на деньги составляет.

     § 126.  Подобно сему и по прочим делам,  вступающим в Совет,

излагаются   в   записке  кратко  и  ясно  все  существенные  его

обстоятельства.

     § 127.  В каждой записке излагается  мнение  директора  того

департамента, к коему принадлежит дело.

     § 128.   Решения   Совета   означаются  в  журнале,  который

составляется под  особенным  руководством  директора  канцелярии.

Члены, не согласные с общим решением, представить могут особенные

голоса.

     § 129. Журнал представляется министру директором канцелярии.

     § 130.  От министра зависит принять мнение его Совета; но во

всех  случаях,  когда  дело  представляется  от  него  на  высшее

усмотрение,  мнение  Совета  излагается  кратко  в  докладе   или

записке, а потом уже постановляется заключение министра.

     § 131.  Согласие  министра изъявляется в журнале собственным

его подписанием: «Исполнить».

     § 132.  Совет сам собою  никакой  исполнительной  власти  не

имеет.  По  утверждении министром исполнение предоставляется тому

департаменту,  до коего принадлежит самое дело.  Изъятия из  сего

правила  в  тех министерствах,  где на Совет могут быть возложены

некоторые   части   исполнения,   определяются   особенными    их

учреждениями.

     § 133.   Положения  Совета,  по  утверждении  их  министром,

получают окончательное  в  департаменте  исполнение  в  следующих

случаях:

     1. Когда  положения  сии  составляют  одну меру,  способ или

образ исполнения высочайших  указов  и  повелений,  или  содержат

подробные распоряжения,  на точной силе сих указов основанные,  и

не  предполагают  никакой  в  них  отмены.  2.  Когда  полагается

устроить какое-либо заведение из сумм,  на сей именно предмет уже   105

определенных без нового отпуска или  назначения.  3.  Когда  дело

состоит  только  в  том,  чтоб  признать какое-либо заведение или

изобретение полезным,  или же произвесть оному опыт из  сумм,  на

сие  уже определенных.  4.  Введение новых изобретений в действо,

когда не предполагают они отмены прежних того же  рода  заведений

высочайше  утвержденных,  или  же  по  обычаю и принятым правилам

существующих и когда может быть сие исполнено из сумм, отпущенных

на  действие того же рода заведений.  5.  Награды за изобретения,

признанные полезными,  когда они могут быть произведены из  сумм,

на  то положенных,  или по крайней мере из сумм остаточных по той

части,  по которой изобретение сделано,  и когда они не превышают

однако  же  5000  рублей.  6.  Приобретение  в  казну какого-либо

имущества из сумм,  отпущенных для  сего  предмета,  или  же  для

разных  заведений,  строений и помещений,  для коих приобретенное

имущество необходимо потребно,  и когда сумма его не простирается

выше 10.000 рублей.

     Примечание. 1.  Покупка  разных  припасов и потребностей для

заведений и построений,  производимых по  указам  и  учреждениям,

предоставляется  разрешению  департаментов и местных начальств на

общем порядке  или  на  особенных  правилах,  для  каждого  места

предписанных.  2.  Продажа разных произведений с фабрик и заводов

производится департаментами и местным начальством, с обыкновенным

отчетом и на основании существующих о том правил.

     7. Составление   условий   на  подряды  и  заключение  самых

подрядов до 10.000 рублей,  когда учреждениями или повелениями, к

заключению  их  на  высшие суммы,  министерство не будет особенно

уполномочено.  8. Несостоятельность подрядчиков, вообще убытки по

казенному имуществу, дела по притязаниям частных людей на казну и

по  иску  казны  на  частных  людях,  дела  по  взысканию  разных

недоимок,  дела по упущениям чиновников,  предполагающим убыток и

потерю,  когда сумма их, во всем деле заключающаяся, не превышает

10.000 рублей.

     § 134.  По всем прочим делам,  власть министра превышающим и

принадлежащим к Государственному совету или к  Правительствующему

сенату,  положения Совета изъясняются в представлении министра, и

дело предается уважению высших мест, по его принадлежности.

         IV. Движение дел в общем присутствии департамента

     § 135.  Предмет и образ производства дел в общем присутствии

департамента    учреждается    подробным    приложением   правил,

постановленных для Совета министра.

            V. Движение дел в особенных установлениях               106

     § 136.  Сведения о получении  или  отпуске  сумм,  о  разных

припасах и вообще казенных имуществах,  также ведомости,  счеты и

отчеты,  разные требования  сумм  и  вообще  казенных  капиталов,

распределяются по счетным отделениям или столам.

     § 137.  По  части  контрольной  бумаги сии рассматриваются и

поверяются по принятому  порядку,  согласно  с  существом  дел  и

предметов.

     § 138.  По  бухгалтерской  части  счеты  и разные сведения о

приходах  и  расходах  сумм  и  вообще  капиталов,  разносятся  в

бухгалтерских книгах по статьям, к коим они принадлежат.

     § 139.  По  поверке и рассмотрении вступивших бумаг по части

контрольной,  также по решении и исполнении оных по бухгалтерским

книгам в части бухгалтерской, начальник отделения и контролер или

бухгалтер с их помощниками по той части, к коей дела принадлежат,

подписывают оные.

     § 140.  Если найдутся неверности, отступления от порядка или

закона и упущения,  предполагающие потерю казенного капитала,  то

составляется  подробная о сем записка и подписывается начальником

счетного отделения,  по части контрольной контролером, а по части

бухгалтерской бухгалтером, с их помощниками, производившими дело.

     § 141.   Начальник   счетного   отделения   по  сей  записке

докладывает директору.

     В случаях, наводящих сомнение, начальник отделения прилагает

к делу записку,  содержащую оное, за своим подписанием, и требует

объяснения, откуда следует.

     § 142.  Где не положены счетные отделения,  там  управляющие

счетными  делами исполняют выше изъясненные обязанности и требуют

объяснений.  Для  истребования  оных  из  мест,  не   подчиненных

департаменту,   представляют   они   директору   или   начальнику

отделения,  смотря по существу  и  важности  дела,  изготовленные

исходящие бумаги для подписания.

     § 143.  Если бухгалтер после рассмотрения дел, поступивших к

нему от  контролера,  найдет  при  разносе  в  книге  по  статьям

неверности,  упущения  и  отступления от закона и порядка,  то во

всяком случае докладывает директору.

     § 144. Если контролер или бухгалтер по департаментам, где не

положены   счетные   отделения,  найдут  нужду  в  разрешении  по

какому-либо  случаю  или  обстоятельству,   то   делают   доклады

директору  при  начальнике  того отделения,  к ведению коего дело

принадлежит.  На самом деле или на записке  из  оного  полагается

резолюция   директора  начальником  отделения,  и  сия  резолюция

приводится в исполнение.  Бухгалтеру  же  или  контролеру  дается

разрешение   запискою   за  подписанием  начальника  отделения  и

столоначальника.

     § 145.  Все карты,  планы,  чертежи  и рисунки  поступают  в

ведение  начальника чертежной,  который и чинит по ним надлежащее   107

исполнение и производство по назначению директора.

     § 146.  Начальник чертежной  содержит  описание  всех  карт,

планов,  чертежей и рисунков.  Описание сие разделяется не только

по каждому отделению департамента,  но и по  каждой  части  оного

особенно.

     § 147.   Начальник   чертежной,   в   случае   недоставления

положенных карт,  планов,  чертежей  и  рисунков  от  подчиненных

департаменту  мест,  может  сам  собою оных требовать,  так как и

разных объяснений,  дополнений в описаниях и справок. В случае же

подобных   требований   от  мест,  не  подчиненных  департаменту,

представляет  директору  изготовленные   исходящие   бумаги   для

подписания.

   Вопрос12          Отд. III. – ИСПОЛНЕНИЕ И ОТПРАВЛЕНИЕ ДЕЛ

     § 148. Все бумаги, исходящие из министерства, делятся на два

главные рода:  одни из них содержат  переписку  министра,  другие

переписку департамента.

     § 149.  Переписки  сии  различаются  не  по роду дел,  но по

различной степени власти,  присвоенной министру и департаменту  и

подробно означенной во второй части сего учреждения.

     § 150.   К   переписке   министра   особенно    принадлежат:

1. Объявление высочайших указов, на имя министра состоявшихся или

на  представления   его   последовавших.   2.   Представления   в

Государственный   совет,   в   Правительствующий   сенат  или  на

непосредственное высочайшее усмотрение. 3. Сношения с министрами,

с   генерал-губернаторами  и   другими   лицами,   ему   равными.

4. Предписания департаментам, министерство составляющим. 5. Дела,

тайне подлежащие.

     § 151.   Все   прочие   бумаги,    переписку    министерства

составляющие,   принадлежат  к  его  департаментам,  исключая  те

случаи,  где министр признает  нужным  сделать  от  своего  имени

подтверждение или понуждение.

     § 152.    Все    исходящие    бумаги,   переписку   министра

составляющие, изготовляются в департаментах по их принадлежности,

скрепляются     предварительно    директором    департамента    и

представляются министру к подписанию.

     § 153.  Если  министр  признает   изготовленное   исполнение

недостаточным,   он   поручает  исправить  и  дополнить  его  под

непосредственным  своим  руководством.  В  сем  случае   директор

департамента  не обязан уже скреплять исполнения,  но для связи и

порядка дел бумаги  сии,  по  подписании  их,  вместе  с  прочими

отсылаются  в  департамент,  записываются  в  журнал  исходящих и

отправляются по их принадлежности.

     § 154.  Бумаги секретные и по особенным поручениям министра,

к   предметам  департамента  не  принадлежащие,  изготовляются  в

канцелярии   министра,   представляются   директором   оной   или

начальником отделения и отправляются по принадлежности.

     § 155.  Бумаги, составляющие переписку департамента, исходят   108

из оного по определенной форме,  за подписанием  директора  и  за

скрепою   начальника   отделения.   Они   изготовляются  в  своих

отделениях и представляются директору на том  же  основании,  как

бумаги, изготовленные в департаменте, представляются министру.

     § 156.  Бумаги,  коих  предмет есть требование или сообщение

каких-либо  сведений,   запросы,   справки   и   тому   подобные,

подписываются  начальником  отделения  и  отправляются за скрепою

столоначальника.

     § 157.  Никакая бумага не исходит ни из департамента  ни  из

канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих.

     § 158. Два журнала исходящих полагается как в департаментах,

так и в канцелярии, – общий и частный.

     § 159.  В общий журнал вносятся  все  бумаги,  исходящие  по

департаменту   и   канцелярии,   самым   кратким   означением  их

содержания.  В частный вносятся все бумаги,  исходящие по каждому

отделению  департамента  и  канцелярии,  во всем пространстве (от

слова до слова).

     § 160.  В общий журнал вносятся все бумаги без различия,  по

мере  их  отправления.  Бумаги,  тайне подлежащие,  не вносятся в

общий журнал,  но отправляются прямо  по  внесении  их  в  журнал

частный, особенно для сего назначенный.

     § 161.  Частный  журнал  разделяется  на  три части:  в одну

вносятся высочайшие указы,  по министерству исходящие,  в  другую

переписка  министра  или  департамента,  в  третью бумаги,  тайне

подлежащие, где они находятся.

     § 162.  Отпуски всех бумаг прилагаются к делам и отдаются  в

свое время при надлежащих описях в архив.

     § 163.  Архив имеет два рода описей: одну общую по алфавиту,

другую частную,  разделенную  на  столько  частей,  сколько  есть

отделений.

     § 164.  Никакое  дело и никакая выписка не исходят из архива

вне департамента без точного приказания директора; в департаменте

же дела и выписки обращаются по запросам начальников отделений.

     § 165.  Для  успешнейшего  хода  дел все бумаги отправляются

прямо из каждого отделения,  по записке  содержания  их  в  общий

журнал.  В  частный  журнал  они  вносятся с отпусков,  при делах

оставляемых. Отпуска сии должны быть сверены и скреплены подписью

столоначальника.

     § 166.  Исходящие бумаги отправляются за печатью того места,

от  коего  они  исходят.  Посему  каждый  департамент  и   каждая

канцелярия  имеют  свою  печать  с надписью.  Хранение сей печати

особенно вверяется директорам,  а от них  поручается  начальникам

отделений.  Все бумаги должностные не иначе печатаются,  как сими

печатями.  В частной и личной переписке разных чиновников  строго

запрещается употребление казенной печати, под опасением взыскания

по законам.

     § 167.  В делах,  требующих публичного извещения просителей,   109

вызова подрядчиков и тому подобных, положения и решения министров

и департаментов доставляются для  напечатания  в  Ведомостях,  за

подписанием министра,  если объявление исходит от его имени,  или

директора, когда оно принадлежит к делам департамента.

    Вопрос 14                  Отд. IV. – РЕВИЗИЯ ДЕЛ

     § 168.  От министра зависит, и для удостоверения в исправном

течении  дел  в  департаменте  или  отделениях,  требовать  самое

производство оных на свое усмотрение или же нарядить  одного  или

более  чиновников  для  обозрения  их  дел,  поверки ведомостей и

вообще благоустройства департамента.

     § 169.  Каждый месяц директор производит ревизию решенных  и

нерешенных дел по журналам входящих и нисходящих и представляет о

них  ведомости  министру.  Из  сих  ведомостей   в   конце   года

составляется  в канцелярии общая ведомость по всем департаментам,

где означаются и дела, особенно произведенные в канцелярии.

     § 170. Директор по усмотрению своему назначает, если находит

нужным,  в  разные  времена  чиновников  для  осмотра  успехов  в

производстве дел,  и содержания оных в  порядке  по  всем  частям

департамента.

     § 171.   Ведомости   о   делах,   ежемесячно  представляемые

министру, показывают перечнями одно число дел.

     § 172.  Составление ведомостей сих производится  по  формам,

какие даны будут от министра.

     § 173.  Ведомости  по  ревизии  дел должны быть представлены

министру не позже 5 числа каждого месяца.

     § 174.  Директор  рассматривает  подаваемый  от  начальников

отделений  список  дел,  совершенно  оконченный производством,  и

назначает из оных следующие к отдаче в архив.

     § 175.  Начальники отделений обязаны производить ревизию дел

по столам, прежде представления оных на ревизию директору.

     § 176.   Контролер   или  бухгалтер,  где  положены  счетные

отделения,  равно начальник архива и начальник чертежной,  подают

сии ведомости директору непосредственно.

                         Отд. V. – ОТЧЕТЫ

     § 177.  Три  отчетов  рода полагаются во всех министерствах:

отчет в суммах,  отчет в делах и отчет в видах и предположениях к

усовершению каждой части.

                        I. Отчет в суммах

     § 178.  Отчет  в  суммах  представляет  все  обороты  их  по

ежегодному расписанию или по чрезвычайным назначениям.

     § 179.  Директор,  свидетельствуя   отчеты   каждый   месяц,   110

представляет министру краткую ведомость о положении сумм.

     § 180.  Из сих ведомостей в канцелярии министра составляется

общее положение сумм по всем департаментам.

     § 181.  Месячные ведомости содержат одни только обороты сумм

по  департаментам,  то  есть  назначение  оных  и прием в ведение

департамента, отпуск и назначение по главным местам, зависящим от

департамента,  но  местный  оборот  и  употребление  означается в

годовом отчете.

     § 182. Бухгалтер каждого департамента со своими помощниками,

составляя месячные ведомости,  доставляет их за своим подписанием

вообще и подписанием  помощников  по  частям,  ими  обработанным,

контролеру для обревизования; также утвердив верность их подписью

своею вообще и подписью помощников своих по частям,  передает  их

начальникам   отделений,   каждому  по  своей  части.  Начальники

отделений, получив сии ведомости, рассматривают и представляют их

директору,  а  сей министру.  Начальники отделений утверждают сии

ведомости своим подписанием,  каждый по своей части, а директор с

начальником счетного отделения, где таковое положено, все вообще.

     § 183.  Министр  составит  и  предпишет  к  исполнению формы

месячных ведомостей и  годовых  отчетов  не  только  для  каждого

департамента,  но  и  для  каждого отделения,  для каждого места,

предмета и оборота сумм.

     § 184.  Каждый  год,  в  назначенный   срок,   директор   за

подписанием своим представляет министру отчет о движении сумм.

     § 185.  Отчет  в  суммах  должен  быть  представлен  по всем

главным  оборотам,  предметам  и  местам,  общими  перечнями,   с

объяснением оных в нужных случаях особенными приложениями.

     § 186.  Годовой  отчет  в  суммах должен заключать следующие

главные статьи:

     1. Остатки сумм и прочего  имущества  от  истекшего  года  к

тому,  за  который  отчет  отдается.  2.  Приход  сумм  и прочего

имущества  в  течение  года.  3. Расход сумм и прочего имущества.

4. Оборот и движение  сумм,  согласно  с  их  предназначением  по

годовой финансовой смете. 5. Произведения или прибытки от оборота

и употребления сих сумм.  6.  Употребление (приход и расход)  сих

самых  произведений.  7.  Прибыль  и  убыток  сих  самых  сумм  и

произведений. 8. Остатки сумм и всего имущества.

     § 187.  Каждая  статья  отчета  из означенных в предыдущем §

имеет  свои  разделения  и  подразделения,  свойственные  каждому

департаменту, отделению, месту, предмету и образу употребления, и

вообще обороту и движению  сумм.  Согласно  с  сим  отчет  должен

содержать ясные перечни всех сих разделений.

     § 188.  Бухгалтер департамента,  на предписанном основании и

по данным  формам,  составляет  со  своими  помощниками  отчет  в

суммах.

     § 189.  Срок  представления  месячных  ведомостей  и годовых

отчетов назначается министром.

     § 190. В счетном отделении канцелярии министра, по получении   111

ведомостей  от  департаментов,  составляется  общая  ведомость  о

суммах и разносится по статьям в книгах,  дабы  во  всякое  время

можно было видеть положение и состояние каждой части.

     § 191.  По предъявлении министру годовых отчетов,  на том же

основании,  как сказано в предыдущем  §  о  месячных  ведомостях,

составляется в канцелярии его общий годовой отчет.

                        II. Отчет в делах

     § 192.   Отчет   в  делах  представляется  от  департаментов

министру в марте месяце каждого последующего года.

     § 193.  Отчет   должен   в   себе   содержать   по   каждому

департаменту:

     1. Краткое  начертание того положения,  в коем по последнему

отчету разные части находились.

     2. Продолжение и  принятие  новых  мер  в  течение  года,  с

изъяснением причин и правил, на коих они основаны.

     Примечание. Одни   только  важные  меры  составляют  предмет

отчета;  дела текущие сюда не входят.  О них  прилагается  только

перечневая табель, означающая число их.

     3. Состояние    экономической   части   департамента.   Сюда

принадлежат  суммы,  определенные   по   общему   расписанию,   и

чрезвычайные   назначения,  предметы  и  количество  расходов,  с

приложением сравнительной табели предыдущего года.

     4. Отчет  в  производстве  дел  на   основании   ведомостей,

означенных в § 169.

     § 194. Каждое отделение в департаменте назначает подчиненным

ему местам и лицам срок присылки описаний,  сведений, ведомостей,

счетов и объяснений по всем статьям, входящим в отчет.

     § 195.  Каждое  отделение по полученным сведениям составляет

отчет по управляемой им части и  представляет  оный  директору  в

назначенный срок, за подписанием начальника отделения.

     § 196.   Директор,   получив   отчеты   от   всех  отделений

департамента,  составляет общий отчет под непосредственным  своим

надзором.

     § 197.   Из   отчетов,   представленных   от  департаментов,

составляется  общий  отчет  под  особенным  руководством   самого

министра.

     § 198.  Отчеты  о  делах  вносятся  в Государственный совет,

рассматриваются  в  его  департаментах,  и  с   примечаниями   их

поступают на уважение Общего собрания, а потом предаются тиснению

во всеобщее известие.

               III. Отчет о видах и предположениях                  112

                к усовершенствованию каждой части

     § 199.  Сверх  сих общих отчетов каждый министр представляет

особенный отчет непосредственно на высочайшее усмотрение о  видах

и предположениях его к усовершению вверенной ему части.

     § 200. Успешное управление каждой части предполагает твердый

и постоянный план его усовершения.

     § 201.  План  должен  содержать  в  себе  главные   виды   и

предположения, к коим министр имеет склонять и приводить все свои

соображения постепенно и по мере возможности.

     § 202.  Для  составления  сего  плана  министр  требует   от

директоров,  чтоб  представили ему свои виды к усовершению разных

частей, ими управляемых.

     § 203. План сей по уважении и рассмотрении его оставляется в

кабинете его императорского величества.

     § 204. Каждый год, в назначенное время, министр представляет

непосредственно отчет государю императору в исполнении сего плана

и  предлагает  в  нем  нужные  по  обстоятельствам  перемены  или

дополнения.

Вопрос 15   Формуляр документа  18 в.

На смену коллегиальности пришло единоначалие. 1811 г. создано «Общее учреждение министерств». С этого момента в делопроизводстве воцарилось единообразие в оформлении документов – от их создания до передачи в архив на хранение. Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно своей должности. Документы поступали сверху вниз: от царя – манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената – указы и распоряжения. Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти – указания. 

Существовала практика составления разнообразных письмовников (содержались распоряжения, указания, циркуляры и т.п.). Достаточно было найти в письмовнике образцы нужного документа и заменив фамилию, дату и адрес, можно было переписать документ заново.  В XIX в. формуляр документа выдерживается более строго. В каждом документе имеются все его реквизиты, они получают определенное место.

Унификации формы документа способствовала установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой бумаге. В 1883 г. был установлен единый размер листа бумаги. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ, которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на ?...» или: «От такого-то» и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. – это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.   В первой половине 19 в. сложился определенный состав реквизитов, использовавшихся при составлении и оформлении документов: заглавие (название разновидности документа), текст (содержание), адресат, дата отправления, дата получения, подпись, скрепа, номер входящий, печать, резолюция. В то же время каждая разновидность документа имела свои особые правила составления и оформления, закрепленные в законах и строившиеся на основании принципа «иерархии властей и мест».   С середины XIX в. сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса.   Приложения к документам стали оформляться самостоятельно. В 1917 г. Постановлением Временного Пр-ва «Об усовершенствовании форм официальных отношений и бумаг» были отменены титулирование и заключительные формулы вежливости в деловых письмах.  Вводились готовые формы текстов или предлагалась определенная структура текста, которую следовало соблюдать при составлении документа. Было предусмотрено две формы текстов: трафаретная и табличная.  В первой половине 19 в. стал формироваться новый деловой стиль. Именно с этой поры оптимизация текстов становится составной частью общего процесса совершенствования управленческой документации.

Реквизит текст делится на три части: приступ, изложение обстоятельств, заключение. В приступе или введении, излагалась причина (основание) создания документа: «имея надобность…», «вследствие ходатайства…» и тд. Изложение обстоятельств давалось в последовательной форме с соблюдением логической связи и последовательности. В заключении излагалась сама просьба, давалось распоряжение или предписание, высказывалось мнение. Тексты просительских документов часто писались по пунктам. В первом пункте указывалась причина составления документа, в последующих – суть дела. В конце документа писалась просьба. Исключение составляли прошения и жалобы, подаваемые на имя императора. В них тексты на пункты не делились.

Вопрос 16  Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве  1911 г.

Виды служебных бумаг

1. Для служебной переписки чинов военного ведомства устанавливаются три нормальных вида служебных бумаг: рапорт, предписание и сношение.2. Переписка ведется с определенным должностным лицом, а не со штабом, при чем бумага адресуется всегда по названию штабной должности в зависимости от того, кто в данное время эту должность. Исключение из этого правила составляет: а) переписка с учреждениями других министерств; Вид служебной бумаги определяется правами, присвоенными должности того, к кому обращаются по отношению к пишущему, а не чином лица, постоянно или временно эту должность занимающего. Окружные штабы и управления представляют в главные рапорт, а от них получают предписание. 3. Все военнослужащие, всегда и без изъятия представляют рапорт своему непосредственному начальнику и всем высшим над ним начальникам.4. Начальник всегда дает своему подчиненному предписание, хотя бы подчиненный состоял в равном и даже высшем чине. 5. Во всех остальных случаях пишутся сношения независимо от должностей и чинов, в которых находятся переписывающиеся. 6. Личные соображения, объяснения, просьбы, приглашения, справки, кроме случаев обращения подчиненных к начальникам, излагаются в выписке.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Отделение I Устройство и предметы ведения войсковых штабов управлений и канцелярий

46. Для ускорения делопроизводства все штабы, управления и канцелярии, в зависимости от количества проводимой ими работы и имеющихся у них средств, снабжаются в достаточном количестве: пишущими машинами, приборами для регистрации по карточной системе, гектографами и др. множительными аппаратами, копировальными прессами, литографическими или типографскими станками и проч. пособиями, служащими для уменьшения непроизводительной траты времени и труда.

47. В каждом штабе, управлении и канцелярии должна быть казенная гербовая печать (одна для сургуча и другая для краски), изготовляемая по особо утвержденной форме. Гербовая печать употребляется для засвидетельствования разных документов, для опечатывания секретных пакетов и в других случаях не иначе, как в присутствии того лица, у которого она хранится.

48. В каждом штабе, управлении и канцелярии находиться согласно особому перечню, составляемому Главным Штабом и утвержденному Военным Министром; 1) подлежащие книги действующих Свода Военных Постановлений и Свода Законов Российской Империи, со всеми относящимися к сим книгам продолжениями; 2) подлежащие книги действующего свода штатов военно-сухопутного ведомства; 3) приказы по военному ведомству и циркуляры Главного Штаба, в отдельных переплетенных книгах за каждый год; 4) все необходимые для руководства законоположения, Высочайшие приказы, приказы начальствующих лиц, официальные наставления, уставы и пр., 5) дела и книги за текущий год; 6) общая опись делам и книгам за текущий год и за все предшествовавшие годы, вшитые в тетрадь; 7) таблица срочных донесений, 8) журналы входящих и исходящих бумаг; 9) книга дежурного писаря; 10) разсыльная книга, 11) адресная книга.

Отделение II Прием, движение, хранение и пересылки служебных бумаг

50. Все пакеты в телеграммы, поступающие в штабы, управления и канцелярии, по мере получения, принимаются дежурным писарем и записываются в установленную для этого книгу дежурного писаря.

52. Принимая корреспонденции, адъютант проверяет по книге дежурного писаря число и № пакетов. Затем он все пакеты, адресованные начальству части, вскрывает и по прочтении бумаги помечает на ней и в книге в какую часть канцелярии она должна поступить и отдает для записания во входящий журнал. Остальную служебную корреспонденцию он передает тем лицам, которым она адресована.

53. Вносящий бумаги в журнал на каждой из них ставит № по порядку занесения их в журнал, число и месяц их получения, причем предпочтительно употреблять для этого штамп. В журнал он заносит каждую бумагу отдельной статьей, прописывает краткое содержание бумаги, а если на бумаге краткое содержание написано, то переписывает его дословно и отмечает в журнале, в какую часть канцелярии они подлежат передаче.

54. По занесении в журнал бумаг, таковые в тот же день передаются по принадлежности заведывающим частями делопроизводства под личные их расписки в самом журнале.

55. По получении из журнала бумаг и после подбора всех справок, в назначенное время производится доклад начальнику части. Конверты с официальными письмами и с подписями "секретно" и "в собственные руки" представляются начальнику части или лицу, временно исполняющему его должность, нераспечатанными.

57. В штабах и управлениях порядок вскрытия пакетов, внесения бумаг во входящий журнал, распределение их по отделениям и частям и доклада по ним устанавливается начальником штаба или управления применительно к настоящему положению. 59. Исполненной бумага считается тогда, когда возбужденный ею вопрос разрешен окончательно и об этом, в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведомление. Исполнение бумаги и в какое дело она поступила отмечается во входящем журнале и в настольном реестре.

60. Исполненная бумага подшивается сообразно со своим содержанием или к уже имеющемуся соответствующему делу, или образует начало нового дела. Каждое дело должно иметь обложку... На каждом деле выставляется №, под которым оно занесено в опись, и прописывается его название. Бумаги подшиваются к делу в хронологическом порядке. Дела, повторяющиеся из года в год, нумеруются всегда одним и тем же нумером. Для переписки, неповторяющейся из года в год, образуются дела по каждому предмету особо. Вновь заводимые дела получают очередной № по описи дела, повторяющиеся из года в год, начинаются с тех бумаг, полученных с 1-го Января, которые же составляют продолжения переписки и заключают в себе все бумаги, поступившие до 31-го Декабря того же года включительно, а заканчиваются тогда, когда будут подшиты ответы по всем имеющимся в них бумагам. Дела с канцелярской перепиской, не подлежащие сдаче в архив, разрешается не заводить ежегодно, а вести одно дело несколько лет. Дела неповторяющиеся из года в год, заканчиваются, когда приведена к концу переписки, вне зависимости от того, сколько времени она продолжалась.

61. Всем делам ведется годовая опись в двух экземплярах, из коих один передается вместе с делами в архив, а другой хранится у лиц, ведающих делопроизводством, и, по сдаче в архив с распиской заведывающего архивом в принятии дел, подшивается к описям предшествующих годов.

62. Секретным делам ведется особая опись. На обложке этих дел подписывается "секретно"...

63. Всякая исходящая бумага заносится особою статьей в исходящий журнал. На бумаге проставляется нумер, под которым она занесена в журнал.

64. С исходящих бумаг оставляются при делах или автоматические копии или черновые, скрепленные лицами, заведывающими делопроизводством.

Когда бумаги готовы к отправке, ведущий журнал обязан вписать их в разсыльную книгу, обозначив на ней месяц и число отправления, №№ пакетов и кому таковые адресованы.

Отделение III Архив 74. Оконченные дела и книги, по описи сдаются для хранения в архив раз в год к сроку, назначенному командиром части или начальником штаба, управления, учреждения или заведения и ежегодно объявляемому в приказе.

75. Дела и книги хранятся в архиве по разрядам, а в каждом разряде – по каждому году отдельно, в хронологическом порядке, и в каждом году отдельно, по каждому отделению или части.  Секретные дела и книги хранятся отдельно от остальных.

77. Дела и книги принимаются в архив на хранение по описям, подписанным лицами, заведывающими делопроизводством. Секретные дела и книги сдаются особо по отдельной описи. Описи эти служат основанием для составления общих описей архива; последние составляются по разрядам и годам. Архивная и сдаточная описи подлежат вечному хранению.

По истечению срока хранения, дела и книги уничтожаются заведующим архивом по особым правилам. Список уничтоженных дел и книг объявляется в приказе по части, штабу, управлению, учреждению или заведению и согласно этого приказа таковые исключаются из описей. Для справок дела и книги (кроме секретных и III разряда) выдаются из архива с разрешения лица, им заведывающего, по записке лица, требующего дело или книгу, а дела и книги секретные и III разряда – не иначе, как с разрешения начальника штаба, управления или части, сделанного в виде резолюции на записке, которой требуется дело или книга.

Вопрос 17. Становление системы делопроизводства в 1917-1940-е гг. XX века

В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат. В 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращении переписки, а в 1918 г. - постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 - начале 1919 гг. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.В 1921 г. состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, создание органов, координирующих эту работу.В 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро "Стандартизация", которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами; разрабатывались образцы конторской мебели.В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР издавал законы, его Президиум — указы и постановления, народные комиссары — приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — приказы.В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены

Вопрос 18. В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

 В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Правилах" определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в "Правилах" можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

Разработанные составителями "Правил" признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В "Правилах" последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

Вопрос 19

 В 40-е годы методическое руководство и контроль за органи­зацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуще­ствлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предпри­ятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроиз­водством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных ин­струкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, органи­заций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).
В послевоенные годы задача развития государственного де­лопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хо­зяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной тех­ники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударст­венных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работни­ков и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совер­шенствованию работы с документами (они совпадали с недос­татками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сфе­ру управления, в решениях совещания поддерживалась необхо­димость создания единой системы делопроизводства в стране.

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сен­тября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»*, утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значе­ние имело утверждение Главным архивным управлением при Со­вете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Особое место в истории советского делопроизводства за­нимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», по­ставившее задачу разработки Единой государственной систе­мы делопроизводства (ЕГСД).* Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Глав­ное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт до-кументоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной це­лью которого стала разработка ЕГСД.

8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постановле­ние «Об увеличении выпуска средств механизации делопроиз­водства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству»,* на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

Создание ФГД и ВНИИДАД позволило совершить качест­венный скачок в области делопроизводства. ВНИИДАД разра­батывал его нормативно-методическую базу, ФГД готовил спе­циалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е — 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретиче­ских и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосу­дарственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, реко­мендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организаци­ях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем вне­дрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой дея­тельности (которые распространялись только на организаци­онно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и меха­низации делопроизводственных процессов. Впервые была соз­дана комплексная система делопроизводства, носившая обще­государственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспече­ния управления (ЕГСДОУ)*. Положения ЕГСДОУ распростра­нялись на всю управленческую документацию.

* С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «доку-ментационное обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразо­вана в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Заметную роль в повышении качества подготовки управлен­ческих документов и общей культуры управления сыграли госу­дарственные стандарты (ГОСТы).

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную доку­ментацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной докумен­тации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система орга­низационно-распорядительной документации. Формуляр — об­разец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были перерабо­таны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная систе­ма документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к тек­стам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов ста­ло однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Дело­производство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

Внедрение в управление средств вычислительной техники при­вело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. При­дание юридической силы документам на машинном носителе и ма­шинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Уделялось внимание нормированию труда работников дело­производства. Разрабатывались нормативы времени на делопро­изводственные операции, труд машинисток. Имея формулы тру­дозатрат, можно было рассчитать количественный состав работ­ников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы вре­мени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Госу­дарственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Большую роль для систематизации документов в текущем де­лопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыгра­ли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в дея­тельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, ор­ганизаций и предприятий с указанием сроков хранения», В советскую эпоху развиваются системы документации: пла­новая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-техни­ческого снабжения и др.*
 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычисли­тельной техники и в связи с этим возникли планы создания Ав­томатизированных средств управления (АСУ) и Общегосударст­венной системы сбора и обработки информации для учета пла­нирования и управления народным хозяйством (ОГАС).* Во­площение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаи­моувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, со­державшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в об­ласти унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой до­кументации (ОКУД).* Каждая УСД, включенная в ОКУД, со­держала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечи­вало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономи­ческой деятельности и др. Например, Общесоюзный классифи­катор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Обще­союзный классификатор продукции (ОКП) и др.
 Унифицированная система плановой документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации, унифицированная система первичной учетной документации, унифицированная система расчетно-денежной документации, унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций, унифицированная система отчетно-статистической документации.
Развитие советского делопроизводства в 1970—80-е годы за­ложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие норматив­но-методические документы, созданные в этот период, действу­ют и в настоящее время