Проблемы внедрения систем электронного документооборота

ФГАОУ ВПО Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта

Факультет филологии и журналистики

Кафедра истории русского языка и сравнительного языкознания

РЕФЕРАТ

Тема: «Проблемы внедрения систем электронного документооборота»

Выполнила:

Приходько Ксения Александровна

Документоведение и архивоведение

II курс

Преподаватель:

В.А. Савин, профессор

Калининград

2012

Введение

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Правовая база электронного документооборота

Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

Правовые аспекты, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству.

В соответствии с целью и задачами работы проанализирую законодательные акты, регламентирующие использование систем электронного документооборота, порядок защиты электронных документов, наделение их юридической значимостью.

Конституция РФ - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст. 71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст. 24).

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.

Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации». Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

Законом установлен правовой режим документирования информации. Документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядок документирования информации нормативно устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде. За правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов.

Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональные данные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» обеспечивает правовое регулирование отношений в области передачи информации за пределы России и получении ее извне. Он определяет термин «информационные процессы» как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации».

Ряд важнейших аспектов работы с базами данных регламентируются институтом авторского права. Так, отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных, как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных», который относит базы данных к объектам авторского права и предоставляет им правовую охрану как сборникам. Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ (ст. 160), а также Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11). Так, как уже было указано выше, ст. 160 Гражданского кодекса допускает использование ЭЦП при совершении сделок. Соответственно, федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет юридическую силу электронного документа только после подписания его ЭЦП, а также юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии (ст. 5).

В законе дано определение ЭЦП - это «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Большое значение в процедуре подтверждения подлинности ЭЦП имеет понятие сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи - это документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат ключа подписи выдается специальной организацией - удостоверяющим центром участникам обмена информацией для удостоверения ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП.

Функция по организации функционирования сети удостоверяющих центров электронной цифровой подписи возложена на Федеральное агентство по связи. Безусловно, для решения множества проблем, связанных с национальной безопасностью, необходимо наличие определенных ограничений в области разработки, применения и оборота средств ЭЦП.

Сфера применения электронного документооборота - это и внутренний документооборот организаций всех форм собственности, и так называемое «электронное правительство» - документооборот государственных и муниципальных органов между собой, с гражданами и хозяйствующими субъектами. На развитие данного направления применения информационных технологий направлена Федеральная целевая программа «Электронная Россия на 2002-2010 гг.». Целями программы «Электронная Россия» в области делопроизводства являются перевод всей документации в электронную форму, стандартизация межведомственного обмена информацией, а также обеспечение прав на свободный поиск, получение, передачу и использование информации. Программа включает три этапа. Первый этап реализации программы (был рассчитан на 2002 г.) предполагает проведение анализа нормативной правовой базы с целью выявления ключевых проблем, препятствующих широкому внедрению информационных и коммуникационных технологий (ИКТ), изучение уровня информатизации экономики, анализ эффективности расходования бюджетных средств, выделяемых на информатизацию, проведение полного учета государственных информационных ресурсов, анализ зарубежного опыта реализации подобных программ, изучение опыта работы в сфере ИКТ различных организаций.

Второй этап реализации программы (рассчитан на 2003-2004 гг.) включает реализацию конкретных проектов и комплекса мероприятий на основе проведенных исследований по внедрению ИКТ в организациях государственного сектора экономики. На этом этапе должна быть создана основа единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры для органов государственной власти и органов местного самоуправления, бюджетных и некоммерческих организаций, системы электронной торговли в сфере поставок продукции для федеральных государственных нужд и для общественных пунктов подключения к общедоступным информационным сетям. На третьем этапе реализации программы (рассчитанном на 2005-2010 гг.) предполагается массовое распространение информационных и коммуникационных технологий во всех сферах общественной деятельности, внедрение стандартизированного электронного документооборота и систем обеспечения информационной безопасности.

На сегодняшний день применение электронного документа переходит от элитарного использования (на объектах высоких технологий, в специальных целях, для нужд высшего государственного аппарата) в разряд стандартных процедур взаимодействия экономических объектов. Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо разработать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.

Необходимо также внести соответствующие изменения в действующие законы (Гражданский кодекс, Уголовный кодекс, Кодекс об административных правонарушениях) и соответствующие подзаконные нормативно-правовые акты.

Проблема внедрения СЭД

Проблема внедрения новых средств электронного документооборота (СЭД), так же как и проблема их стандартизации бесспорно актуальна в нашей стране. Это, пожалуй, самое актуальное направление рынка Информационных Технологий. Российский сегмент рынка документооборота на данный момент оценивается в 160 тыс. долларов, на рынке присутствуют около 50 компаний и постоянно появляются новые. Каждая компания занимается решением проблемы внедрения СЭД и все вместе пытаются прийти к консенсусу по поводу стандартизации СЭД.

1.1 Классификация проблем с точки зрения компании ЭОС

Процессы документооборота традиционны и консервативны, и люди, давно и много работающие с документами, привыкли к этим процессам, сжились с ними и сами стали чуть более консервативными — по крайней мере, по отношению к содержанию и способу исполнения своих служебных обязанностей. А термин «внедрение», давно и устойчиво вошедший в лексикон ИТ-специалистов, именно по отношению к консерватизму работы с документами демонстрирует свою первобытно-брутальную, силовую семантику. Внедрение — это нарушение устоявшегося порядка вещей, слом привычных стереотипов, вторжение в тонкую материю бюрократических «сдержек и противовесов». Внедрение — это столкновение разных взглядов, разных привычек, разных манер поведения, разных приемов работы. А там, где происходит столкновение физических или метафизических субстанций, неизбежны проблемы.

Проблема первая. «Излишнее наукообразие»

Итак, проект начинается, и начинается он с консалтинговой «классики» с обследования и описания бизнес-процессов, подлежащих автоматизации. Именно здесь, на старте проекта, внедренцы зачастую допускают ошибку, которая закладывает мину замедленного действия под весь процесс внедрения. Речь идет о широко распространившейся практике формализованного описания бизнес-процессов с использованием нотаций типа IDEFx, ARIS или UML. Нельзя отрицать принципиальную полезности инструментов такого рода в крупных проектах, предусматривающих разработку или настройку сложных программных систем. Однако применение формальных нотаций в проектах по автоматизации ОРД — когда речь идет, как правило, о подстройке типового программного продукта под особенности процессов документооборота конкретного заказчика — можно охарактеризовать давно знакомым и родным «из пушки по воробьям».

Проблема вторая. «Сопротивление среды и реинжиниринг наоборот»

Общеизвестно, что одно из первых утверждений, с которым ERP-консультанты приходят к заказчику, гласит: «Система не позволяет автоматизировать неэффективные бизнес-процессы». Поэтому классика ERP-консалтинга подразумевает, что при внедрении системы вслед за описанием процессов «как есть» обязательно следует описание «как будет», то есть выполняется реинжиниринг с целью последующей автоматизации эффективных и оптимизированных процессов. И вслед за описанием «как будет» — реализация «да будет так». Но организационно-распорядительный документооборот в отличие от процессов, охватываемых ERP-системой, не относится к процессам основной цепочки добавления стоимости и является одной из наиболее консервативных сфер деятельности любой организации.

На практике это означает, что внедренцам СЭД зачастую приходится подстраивать систему под реалии традиционных процессов документооборота, то есть заниматься «реинжинирингом наоборот». Очень важно поэтому, чтобы программная платформа СЭД позволяла совершать подобное насилие над собой, будучи приспосабливаемой даже к самым неэффективным бизнес-процессам. А это, в свою очередь, пробуждает к жизни «монстра кастомизации».

Проблема третья. «Монстр кастомизации»

Большинство известных автору проектов внедрения СЭД, потерпевших неудачу, «умирали», не вынеся тяжести дополнительной прикладной разработки, которую внедренцы пытались взгромоздить поверх базовых средств системы. В кастомизированном интерфейсе только одно хорошо — он внешне выглядит так, как хочется заказчику. Все остальное в доработке плохо. Исходная система становится менее стабильной, поскольку качество кастомизационного программного кода уступает базовому коду. Производительность исходной системы падает, ведь дополнительный код является надстройкой над базовым кодом, что приводит к неизбежным издержкам времени исполнения программы. Проект внедрения становится гораздо более дорогим. Если проанализировать бюджет типичного проекта внедрения СЭД, легко заметить, что на кастомизацию уходит от 50 до 80% всего бюджета.

Кастомизация дает и заказчику, и исполнителю ложную уверенность в том, что сделать с системой можно что угодно. Главное – найти подходящую функцию и сконструировать подходящую визуальную форму. И «притягиваются за уши» программные платформы с возможностями кастомизации к реализации проектов из совершенно неподходящих сфер жизни. То, что микроскопом гвозди забивать в принципе можно, но не нужно, все понимают. А вот то, что с помощью классических систем электронного документооборота не нужно, например, создавать систему обработки заказов или организовывать финансовый документооборот, очевидно далеко не всем. Ведь, в принципе, средства кастомизации СЭД позволяют построить и такие решения.

Проблема четвертая. «Недопроект»

Некоторые полагают: «Подумаешь, движение и учет бумажек автоматизировать... Зачем управляющий комитет проекта создавать, бизнес-спонсора назначать, вести все работы по «взрослой» проектной методологии? Руководить проектом поставим начальника канцелярии, в помощь ей выделим системного администратора – все равно целыми днями в серверной просиживает. Глядишь, за месяц управимся». Никто из руководителей подобных монологов не произносит. Но вот действия и руководящие решения, принимаемые во многих компаниях в части СЭД, являются наглядной иллюстрацией отношения к проектам автоматизации процессов организационно-распорядительного документооборота как к чему-то второстепенному.

2.     Классификация проблем с точки зрения компании ABBYY Software House

1.     Человеческий фактор

Консерватизм сотрудников

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Как разрешать эту проблему? Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?

Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке.

Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы. Должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными.

Фактор руководства

Фактор руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе.

Есть еще так называемый фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. Но таких руководителей становится все меньше.

Какое решение у таких проблем? Одно: убеждать руководителя. Вопрос в том – как. Ниже приведены действительно объективные факторы. Эти перечисленные факторы должны быть учтены на этапе планирования внедрения, иначе в дальнейшем они могут стать непреодолимыми.

Структурная чехарда

Одним из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Интересно, что уже внедренная система электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Но внедрение СЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминают попытку надеть узду на скачущую лошадь. Необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т. д. На более поздних этапах можно начинать формализацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При указанном подходе очень важно найти компанию–партнера по внедрению системы, которая ориентирована на долгосрочную работу, а не на одномоментный контракт с максимальной суммой. Кроме того, выбранная система должна быть модульной, допускающей наращивание функционала в процессе эксплуатации.

Отсутствие документооборота

А что делать, если в организации отсутствует документооборот как таковой, даже бумажный? В такой ситуации есть свои преимущества. В первую очередь это отсутствие необходимости кого-либо переучивать. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится ворох проблем и им не до «каких-то там систем документооборота». Ситуация эта очень тяжелая, но, как показывает опыт, не всегда безнадежная.

Решение в этом случае простое. Необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Затем, когда пилотный проект успешно внедрен и вы имеете поддержку руководителей подразделений, проблемы которых решены (заметьте, не вы их разрешили, а они, благодаря внедрению системы), можно смело настаивать на проведении совещания по этому вопросу. Когда известно, что делать, есть явно удовлетворенные работой с системой руководители подразделений и составлена разумная смета расходов на реализацию системы в целом по организации, даже очень занятое руководство найдет время для принятия решения. Руководителям всегда приятно участвовать в совещаниях, которые проходят под флагом доклада об успехах, и легко поддерживать начинания, которые, как им кажется, имеют достаточно сторонников, а значит, будут реализованы без существенных усилий со стороны руководителя.

3.     Проблемные задачи начала внедрения

Придание электронному документу юридической силы

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации.

Взаимодействие с внешним миром

При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными структурами в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге. Здесь надо сказать, что даже компании — разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях.

Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер.

Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Кныертация существующих документов

Этап конвертации существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива – дело безнадежное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования.

Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.

Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы.

Особенности разных предприятий и видов деятельности

Ниже вкратце перечислены особенности внедрения СЭД для предприятий в зависимости от их вида деятельности. Упомянуты лишь некоторые виды предприятий, которые представляют собой наиболее интересные с точки зрения внедрения СЭД виды организаций.

—Промышленность

При внедрении СЭД на промышленном предприятии существует необходимость сразу проанализировать возможность и необходимость ее интеграции с АСУ, с системами САПР и другими компонентами автоматизации. Это связано с тем, что многие сотрудники таких предприятий по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами (чертежи и т. Д.), и все это — при выполнении функций оперативного управления. Некоторые системы (к примеру, Documentum) содержат специальные средства для осуществления такой интеграции.

Во многих сферах деятельности, связанных с высокой ответственностью (военная, медицинская и т. Д.) участников технологического процесса за результат, существует необходимость документировать выполнение каждого этапа выполняемого процесса. СЭД в таких случаях должна позволять осуществление «разбора полетов» даже по прошествии нескольких лет. Для этого она должна позволять откатить ситуацию к любому моменту в прошлом, чтобы получить «срез» на этот момент времени.

Для некоторых видов производства, в особенности при интеграции с АСУ, требуется поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и ее отказоустойчивости.

—Государственные ведомства

Для государственных ведомств характерны большая территориальная разобщенность (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, необеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий (под «слабой стандартизацией» подразумевается та ситуация с программами и аппаратными комплексами на предприятии, которая часто характеризуется словом «зоопарк»).

Вместе с тем при внедрении СЭД в государственных органах необходимо учитывать высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа.

Проблемы, которые создаются сложной схемой финансирования проекта внедрения СЭД (требования по проведению конкурсов, сложная схема принятия решений и прочее), вызывают особые сложности на начальных этапах. Поэтому работу по внедрению СЭД в государственных органах всегда необходимо начинать с небольшого неспешного пилотного проекта. Надо хорошо понимать, что «пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Попытка заставить компанию-разработчика или даже собственных разработчиков создать на этапе «пилота» полностью работающую и готовую к тиражированию систему хотя и выглядит заманчивой, на самом деле крайне опасна. Задача «пилота» совершенно в другом: выявить эффект от внедрения системы и принять решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению, план внедрения. Для государственных органов особенно характерен консерватизм сотрудников, часто слабый кадровый состав. Эта проблема будет понемногу решаться в рамках перспективных программ повышения квалификации сотрудников государственных органов, но реальные результаты этих программ появятся еще, к сожалению, не скоро. Очень часто возникают трудности получения информации на этапе проработки решений.

Крупные коммерческие предприятия

В крупных коммерческих предприятиях обычны следующие проблемы.

Территориальной разобщенность. Разнородность различных частей структуры, имеющих каждая свою предысторию. Причем эта разнородность проявляется как в организационной структуре и бизнес-процессах, так и в информационной инфраструктуре. На все это накладывается децентрализация управления, многие, даже ключевые вопросы решаются на местах и не выносятся на уровень центрального аппарата управления. Это приводит к сложностям с внедрением единых технологий. внедрение электронный документооборот проблема

Это объективный фактор, против него есть только один метод борьбы: изживать. Насколько он повлияет на судьбу проекта, зависит от степени запущенности ситуации.

Еще одна специфика нынешнего момента - неготовность многих предприятий делать стратегические вложения, даже когда их необходимость явно созрела. Они стремятся обходиться полумерами в ожидании "лучших времен". Вообще говоря, при минимальной инвестиционной активности в стране такая стратегия вполне оправданна, но, с другой стороны, для выживания необходимо повышать эффективность работы предприятия.

 «Производители документов»

Под эту категорию подпадают предприятия, которые могут быть небольшими, но которые интенсивно создают документы (консалтинговые компании, крупные юридические конторы, издательства и др.). Самая распространенная проблема: сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями организации. Им нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы. В таких организациях часто нет выделенных отделов информационных технологий, с которыми можно взаимодействовать для формализации требований к системе. В этом случае участие компании-консультанта необходимо, но ее аналитикам приходится общаться чуть ли не со всеми сотрудниками заказчика. При этом персонал занимается разносторонней деятельностью, которая трудно формализуется. Все эти проблемы, однако, решаются выбором правильной системы. Можно сказать, что такого рода предприятиям СЭД очень нужны.

Заключение

Каждая организация на рынке электронного документооборота исследует проблемы внедрения средств документооборота, видит их по своему и каждая из них ищет свои пути решения. Этим обеспечивается многостороннее исследование и большая палитра возможных решений. О проблеме стандартизации, к сожалению, подобного сказать нельзя. Так как решение этой проблемы возможно лишь совместными усилиями проблема довольно долгое время оставалась в «подвешенном состоянии» и лишь недавно (конференция DocFlow 2002) были сделаны первые робкие шаги. Тем не менее, уже есть результаты, таковым можно назвать стандарт, разработанный Гильдией Управляющих Документацией, конечно до идеала ему ещё далеко, но своим появление он даёт уверенность в том, что проблема будет решена.

Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур — возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами.

Список использованных источников:

1)                "ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

2)      Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

3)     Баласанян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту/ В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003.;

4)     ЭОС – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс]: сайт компании Электронные Офисные Системы. http://www.eos.ru/

5)     Технологии корпоративного управления ITeam. Интернет-портал http://www.iteam.ru