Проектирование организационной структуры управления

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

 высшего профессионального образования

«Московский государственный технологический университет «СТАНКИН»

Курсовая работа

по Основам менеджмента

на тему:

 Проектирование организационной структуры управления

 OOO «Вардекс»

Выполнила студентка группы ЭДБ-13-04

 Ханукаева Татьяна Владимировна

Руководитель: Коршунова Елена Дмитриевна

Проверил: Курилова Светлана Дмитриевна

Оценка:_________

Москва 2016

Содержание

1.     Введение.

2.     Характеристика организации.

2.1.         Описание предприятия.

2.2.         Анализ рынка.

2.3.         Информация о конкурентах.

2.4.         Определение долгосрочных целей предприятия.

2.5.         Проектирование организационной структуры управления.

2.6.         Проектирование ОСУ методом проекции

2.7.         Должностная инструкция

2.8.         Список использованной литературы

1.     Введение.

Целью данной работы является проектирование организационной структуры управления и разработка управленческих регламентов. Объектом курсовой является предприятие, которое  занимается розничной торговлей электронными сигаретами и комплектующими, а предметом ее организационная структура. Организационная структура предприятия (ОСУ) – это одно из ключевых понятий в менеджменте, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется так же как форма разделения и кооперации управленческой деятельности. Для выполнения заданной цели необходимо выполнить ряд задач: дать характеристику организации, спроектировать новую ОСУ методом проекции, провести разработку управленческих регламентов, которая включает в себя матрицу РАЗУ, должностную инструкцию и положение об отделе.

2.Характеристика организации

2.1 Описание предприятия

Компания Vardex —  дистрибьютор электронных сигарет и комплектующих от ведущих производителей на территории Российской Федерации и стран Таможенного Союза с 2015 года. Фирма предлагает самый большой выбор качественных электронных сигарет, жидкостей и комплектующих. Приоритетом компании является высококачественный сервис во всем, начиная с подбора электронной сигареты и заканчивая постгарантийным обслуживанием устройства.

В магазинах можно найти проверенные модели электронных сигарет и самые свежие новинки; одноразовые устройства и продвинутые МОД-ы, ориентированные на опытных пользователей; огромный выбор ароматизированных жидкостей и аксессуаров. И главное: самые актуальные разработки и горячие новинки компаний Joyetech и Eleaf попадают в Vardex в первую очередь!

Магазины Vardex находятся в разных районах города и всегда располагаются в шаговой доступности от остановок общественного транспорта. Во всех розничных магазинах действует наличная и безналичная система расчета, а также установлены дегустационные стенды, с помощью которых можно оценить и подобрать жидкость для себя или в подарок.

2.2 Анализ рынка

Рынок электронных сигарет появился совсем недавно, но уже очевидно, что это перспективное направление для развития бизнеса и карьеры. На данный момент продажи в России занимают около 5% от общемировых, но каждый год эта цифра неуклонно растёт, позволяя компании стремительно расти и развиваться во всех направлениях.

За последние 4–5 лет  не только росли продажи электронных сигарет в продуктовых и табачных магазинах, но и открывались специализированные магазины (вейп-шопы), весь ассортимент которых составляют электронные испарители и аксессуары к ним.

Маркетинговый анализ рынка показал, что целевая аудитория преимущественно состоит из мужчин 18-35 лет, желающих бросить курить, но не желающих тратить много денег на электронные  сигареты.

2.3. Информация о конкурентах

Сигарета.рф является лидером по продаже электронных сигарет и комплектующих в Москве и по всей России. Вся продукция сертифицирована и имеет все необходимые лицензии

Разнообразие брендов и моделей электронных сигарет может затруднить покупку товара, но профессиональные менеджеры по продажам помогут определиться с выбором подходящей электронной сигареты, учитывая все предпочтения клиентов. Компания также предлагает продукцию класса люкс. Золотые электронные сигареты, а также электронные сигареты, инкрустированные стразами Сваровски.

В магазине «Смокинг» представлена только оригинальная продукция, и совершая покупку, можно быть уверенным, что товар будет надлежащего качества. Фирма внимательно следит за условиями хранения электронных сигарет, жидкостей и аксессуаров, чтобы они попали к покупателям в первозданном виде

«Смокинг» - это простой и удобный сервис, где любой вейпер, независимо от того, опытный он или только делает свои первые шаги в электронном курении, сможет получить консультацию профессионалов своего дела. Наш персонал поможет вам разобраться во всех тонкостях и аспектах функционирования электронных сигарет, и сделать правильный выбор.

Преимущесво компании Вардекс состоит в:

·         специальная программа лояльности, позволяющая получать скидки до 25% по персональным картам.

·         Магазины Vardex находятся в разных районах города и всегда располагаются в шаговой доступности от остановок общественного транспорта.

·         компания использует практически все популярные и проверенные сервисы доставки, что позволяет осуществлять оперативную почтовую и курьерскую доставку в любой регион страны. В обозримом будущем появится возможность наладить возможность срочной доставки день в день для крупных городов, ну а жители столицы могут воспользоваться этой опцией уже сейчас.

2.4 Определение долгосрочных целей предприятия.

После подробного изучения деятельности организации можно сказать, что компания Вардекс проигрывает своим конкурентам в объемах продаж.

На ближайший год компания ставит цель – к 01.06.17 г. увеличить прибыль на 15%.

Стратегия достижения этих целей включает в себя следующие мероприятия (табл.1):

Мероприятие	Достигаемая цель	Результат
1.     Проведение курсов по повышению квалификации для сотрудников Во 2-м квартале 2016	К 01.06.17 г. увеличение прибыли на 15%	Получение новых знаний и навыков; Качественный сервис; Повышение спроса;
2.Реклама. Размещение рекламы в метро и наземном транспорте; Реклама на ТВ В 3-м квартале 2016	Увеличение популярности, клиентской базы; Повышение спроса на товары и услуги
2.     Наладить связь с несколькими поставщиками В 4-м квартале 2016	Расширение ассортимента, продвижение на рынке
3.     Снизить издержки В 1-м квартале 2017	Оптимизация расходов

2.5 Организационная структура управления

Старая ОСУ

Новая ОСУ  

1.6           Проектирование ОСУ методом проекции

Таблица А1. Основные направления деятельности

Код направления	Направление	Код бизнеса	Бизнес-проект
1	Торговля	1.1.1.	Торговля электронными испарителями
		1.1.2	Торговля жидкостями
		1.1.3	Торговля сопутствующими товарами

Таблица А2. Функции обеспечения

Код функционального направления	Функциональное направление	Код функции	Функция обеспечения
1	Организационные закупки	2.1.1.	Поиск поставщиков
		2.1.2.	Заключение контракта
		2.1.3.	Заказ товара
2	Организация транспортировки	2.2.1.	Обеспечение транспортировки товара в Москву
		2.2.2.	Принятие товара на хранение на склад магазина
3	Организация хранения	2.3.1.	Обеспечение хранения продукции
4	Техническое обеспечение	2.4.1.	Обеспечение всех сотрудников единой формой
		2.4.2.	Обеспечение охранной системой магазин
5	Организация производства	2.5.1.	Обеспечение товарами
		2.5.2.	Обеспечение надлежащего сервиса
6	Организация сбыта	2.6.1.	Планирование сбыта
		2.6.2.	Поиск покупателей
		2.6.3.	Реализация услуг
		2.6.4.	Контроль работы магазина
7	Организация управления	2.7.1.	Управление персоналом
		2.7.2.	Обеспечение технической подготовки производство
		2.7.3.	Управление персоналом

Таблица А3. Функции менеджмента

Код компонента менеджмента	Компонент менеджмента	Код функции	Функция менеджмента
1	Структура	3.1.1.	Организационная структура
2	Финансы	3.2.1.	Ведение учета движения денежных средств
		3.2.2.	Ведение учета доходов и расходов
		3.2.3.	Разработка предложений по ценообразованию
		3.2.4.	Контроль за соблюдением финансовых дисциплины и выполнением обязательств
3	Учет	3.3.1.	Ведение бухгалтерского учета
		3.3.2.	Расчет заработной платы
4	Маркетинг	3.4.1.	Проведение маркетинговых исследований
		3.4.2.	Проведение рекламной компании
5	Экономика	3.5.1.	Управление затратами
6	Персонал	3.6.1.	Подбор персонала
		3.6.2.	Обучение персонала
		3.6.3.	Разработка системы мотивации
7	Техническое и информационное обеспечение	3.7.1.	Обеспечение вычислительной техникой, средствами коммуникации
8	Сервис	3.8.1	Предоставление качественного обслуживания гостей магазина
		3.8.2.	Контроль за соблюдением стандартов при обслуживании гостей магазина

Таблица А4. Организационные звенья

Код группы	Группа организационных звеньев	Код звена	Название структурного подразделения
1	Администрация	4.1.1.	Генеральный директор
		4.1.2.	Менеджеры - администраторы
2	Исполнительная служба	4.2.1.	Продавцы и складские рабочие
		4.2.2	Зав. складом
3	Бухгалтерская служба	4.3.1.	Бухгалтерия

Таблица А5. Матрица проекций

А) Матрица из А4 строк и А2 столбцов

Код орг. Звена
2.1.1.	2.1.2.	2.1.3.	2.2.1.	2.2.2.	2.3.1.	2.4.1.	2.4.2.	2.5.1.	2.5.2.	2.6.1.	2.6.2.	2.6.3.	2.6.4.	2.7.1.	2.7.2.	2.7.3.
4.1.1	+	+		+			+	+	+		+	+		+	+	+	+
4.1.2	+	+	+						+		+				+
4.2.1.			+		+	+				+			+
4.2.2.					+	+		+		+				+	+
4.3.1.					+								+	+

Б) Матрица из А4 строк и А3 столбцов

Код орг. Звена
3.1.1.	3.2.1.	3.2.2.	3.2.3.	3.2.4.	3.3.1.	3.3.2.	3.4.1.	3.4.2.	3.5.1.	3.5.2.	3.6.1.	3.6.2.	3.6.3.	3.7.1.	3.8.1.	3.8.2.
4.1.1.	+			+	+			+	+	+	+	+		+	+		+
4.1.2	+							+	+			+	+	+
4.2.1.	+												+			+	+
4.2.2.	+															+
4.3.1.	+	+	+		+	+	+			+							+

Дожность Функции  менеджмента	Генеральный директор	Менеджеры - администраторы	Заведующий складом	Бухгалтерия	Продавцы и рабочие
1	2	3	4	5	6
Поиск поставщиков	Р	И	К	С	У
Заказ продукции	Р	И	К	С	У
Наем персонала	Р	И	С	К	У
Ведение финансовой отчетности	Р	К	У	И	У
Заключение контрактов	И	Р	С	К	У
Обеспечение надлежащего сервиса	Р	К	С	У	И
Обеспечение работы склада	К	У	Р	С	И

2.    7Должностная инструкция продавца

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения.

Продавец является сотрудником магазина, подчиняется непосредственно директору магазина и товароведу, подотчетен и подконтролен им. В своей деятельности руководствуется: настоящей должностной инструкцией, правилами торговли, устными и письменными приказами и распоряжениями администрации магазина. Продавец должен знать и выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, нормы производственной санитарии и гигиены.

2. Цель.

Цель работы продавца – обеспечение максимального объема продаж посредством создания оптимальных условий покупателям для выбора и оплаты товара.

                                                      

3. Взаимодействие со службами.

В своей работе продавец должен взаимодействовать и решать  текущие вопросы с другими продавцами,  с товароведом и директором.

Товаровед решает вопросы по оптимальной выкладке товара, по недостающим ценникам на товар, по снятию товара с продажи из-за прошедшего срока годности.

Директор решает вопросы по графику работы, по участию в акциях по стимулированию продажи товара, по взаимодействию с  офисом,  ГК, инспектирующими и проверяющими организациями.

4. Основные обязанности.

1.    Расстановка и пополнение товара на стеллажах.

2.    Обеспечение сохранности товара в торговом зале.

3.    Помощь покупателям при выборе товара.

4.    Стимулирование продаж заданных администрацией видов товара.

5.    Приемка и расстановка принятого товара.

6.    Наклейка ценников на товар.

7.    Участие в инвентаризации.

8.    Контроль сроков реализации товара.

9.    Обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов.

5. Описание работы.

1.    Расстановка и пополнение товара на стеллажах.

Работа продавцов осуществляется по установленному директором графику. В рабочие дни до открытия магазина продавец проверяет, достаточно ли  товара для успешного начала процесса продаж. При необходимости выставляет товар с мест хранения и разрезает коробки для обеспечения свободного доступа покупателей к товару.

В течение дня продавец следит за наличием достаточного количества товара и при необходимости пополняет его.

Товар на стеллажах размещается аккуратно, с выравниванием по передней кромке полок. Не допускается наличие на стеллажах свободных мест. В случае отсутствия какого-либо товара, его место на стеллаже должно немедленно заполняться соседним товаром в достаточном количестве.

2.    Обеспечение сохранности товара в торговом зале.

В зависимости от распределения директором продавцов в торговом зале, продавец может нести службу на посту №1 у центрального входа в магазин. В это время продавец контролирует использование ячеек для хранения личных вещей посетителей. Одновременно он контролирует деятельность продавцов на кассе, выборочно осуществляя сверку оплаченного покупателем чека с  объемом  и стоимостью сделанной покупки. В случае попытки проноса неоплаченного товара продавец задерживает нарушителя и препровождает его в служебные помещения магазина, где удерживает до прибытия сотрудников милиции или принятия решения администрацией магазина.

Во всех случаях продавец, вступая в отношения с гражданами, обязан вести себя корректно и вежливо. При наличии достаточных оснований, уличающих лицо в совершении кражи и отказа проследовать для разбирательства, оказания физического сопротивления, умышленного уничтожения имущества компании, продавец в соответствие с ч.1. ст.38 УК РФ (Причинение вреда при задержании лица, совершившего преступление) вправе пресечь незаконные действия для доставления этого лица органам власти.

При работе в торговом зале продавец осуществляет наблюдение за посетителями, следя за тем, чтобы последние отбирали и переносили товар в специальных корзинках или тележках. Особое внимание при этом необходимо обращать на перемещение дорогостоящего товара.  Путем визуального наблюдения продавец выявляет лиц, похищающих продукцию в своей одежде или в пронесенных в магазин предметах: зонтах, пакетах, дамских сумочках и т.п. Установив данную категорию лиц, продавец сообщает об этих гражданах продавцу на посту №1 для дальнейшего наблюдения и задержания в случае выноса неоплаченного товара. В случаях порчи продукции в торговом зале (откупоривание различной тары, разрыв упаковочного материала и т.д.) продавец немедленно пресекает действия нарушителей с обязательной оплатой поврежденного товара. В случае отказа виновного лица от немедленной оплаты поврежденного товара продавец сообщает об этом директору магазина для вызова им милиции и возбуждения уголовного дела по ст. 167 УК РФ «Умышленное уничтожение или повреждение имущества».

Если магазин не сдается под охрану на пульт, продавцы по графику, установленному директором, осуществляют охрану магазина в ночное время. При этом они несут полную ответственность за все имущество, находящееся в магазине. Во время ночного дежурства продавцу запрещается:

-                 самовольно покидать место несения службы;

-                 допускать нахождение на охраняемом объекте посторонних лиц;

-                 отключать охранную сигнализацию и вскрывать без крайней необходимости опечатанные помещения;

-                 использовать оргтехнику в личных целях;

-                 самостоятельно производить опечатывание помещений магазина;

-                 употреблять спиртные напитки.

3.    Помощь покупателям при выборе товара.

При необходимости продавец дает консультации покупателям по ассортименту товаров, предлагаемых к продаже в магазине, по потребительским свойствам и особенностям товаров.

4.    Стимулирование продаж заданных администрацией видов товаров.

По указанию администрации магазина продавец принимает участие в стимулировании продаж

определенных видов товара для скорейшей их реализации по причине выведения этих товаров из ассортимента, истечения сроков годности, а также для увеличения объема продаж этих видов товаров при  участии магазина в рекламных акциях и акциях по стимулированию продаж.

При стимулировании продаж товара продавец обращает внимание покупателей на заданный товар путем размещения его на самых просматриваемых местах, путем дополнительных консультаций покупателей по  особенностям и преимуществам данного товара и иным способом.

5.    Приемка и расстановка принятого товара.

По указанию товароведа или директора продавец работает на разгрузке машины с товаром. Как только товар разгружен, продавец, в зависимости от решения директора или товароведа, выполняет следующие обязанности:

-       В случае прихода товара из Дистрибьюторского центра компании продавец помогает товароведу или директору принимать  товар. Для этого ему необходимо осуществлять следующие действия: брать товар из поддона или из бокса, пересчитывать его и называть товароведу или директору наименование товара и пришедшее количество. После того, как товаровед или директор отметит реально пришедшее количество в накладной, принятый товар необходимо складывать в тележку для дальнейшего развоза по местам хранения. Эти действия необходимо продолжать до полного приема товара или до открытия магазина, в зависимости от решения директора или товароведа.

-       В случае прихода товара местных поставщиков, доставляющих товар непосредственно в магазин, продавец самостоятельно принимает товар. Директор или товаровед осуществляют контроль над приемкой товара.

-       Занимается развозом тележек и расстановкой принятых товаров на стеллажах. Товар необходимо размещать на стеллажах по видам, срокам хранения, соблюдая удобство для обслуживания покупателей и проведения инвентаризаций. Товар размещается таким образом, чтобы место его хранения служило, по возможности, и местом продажи. Основная масса высоколиквидного товара продается непосредственно из коробок, у которых аккуратно удаляется  верхняя часть и, при необходимости обеспечения лучшей видимости и удобного доступа, еще и передняя стенка. Штучно размещается лишь более слабопродаваемый товар непродуктового ассортимента.

-       При расстановке принятого товара на стеллажах продавец должен размещать имеющийся на месте продажи и принятый товар таким образом, чтобы обеспечить покупателям свободный доступ в первую очередь к товару с более коротким сроком хранения. Для этого необходимо расставлять партии товара с более коротким сроком хранения ближе к кромке стеллажа или поверх товара с более поздним истечением срока хранения, в зависимости от конфигурации места продажи.

6.    Наклейка ценников на товар.

Во время работы в торговом зале продавец обязан следить за наличием ценников на товар, их верным размещением и правильным указанием всей информации в ценнике (наименование товара, цена, вес и т.д.) Продавец наклеивает ценники, подготовленные и переданные ему товароведом или директором:

-                 после приемки и расстановки товара;

-                 после обновления цен

-                 в случае обнаружение несоответствия ценника требованиям правил торговли

-                 в других случаях по указанию директора или товароведа

7.    Участие в инвентаризации.

Продавец получает от товароведа или директора ведомости для пересчета товара и заносит в них количество пересчитанного товара.  После окончания пересчета продавец передает отмеченные ведомости товароведу или директору.

8.    Контроль сроков реализации товара.

При выполнении всех своих функциональных обязанностей продавец обращает внимания на сроки реализации товаров. При обнаружении товаров с истекшими сроками реализации, продавец должен немедленно убрать товар с места продажи и дать эту информацию товароведу или при его отсутствии директору.

9.    Обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов.

В дни, когда продавец обслуживает клиентов на кассе, его работа осуществляется следующим образом:

-                 продавец открывает накладную (F6);

-                 при помощи сканера или вручную (F2,F8) находит выбранный товар, фиксирует в расходном документе программы количество;

-                 после проведения покупки клиента  накладная закрывается (F9); покупателю называется сумма накладной, вводится сумма денег, полученная от покупателя; в нижнем окне экрана автоматически высвечивается сумма сдачи;

-                 продавец  принимает от покупателя деньги, автоматически выбивается чек на сумму, равную сумме расходного документа;

-                 чек вместе со сдачей передается покупателю; в чеке обязательно должна быть зафиксирована полученная наличность и сдача.

ВНИМАНИЕ! Если покупка проведена по компьютеру и пробита по кассе, но сумма покупки клиента не устраивает, и он хочет частично или полностью отказаться от покупки, необходимо:

-                 обязательно приглашается директор или товаровед

-                 представитель администрации магазина принимает «отказной» товар у покупателя;

-                 выписывается документ возврата по отказным позициям (F7);

-                 продавец принимает от покупателя сумму покупки после корректировки либо, если покупатель уже внес деньги за «отказной» товар в кассу, возвращает стоимость «отказного» товара

-                 составляется акт возврата денежной суммы по кассе в соответствии с требованиями кассовой дисциплины; документ возврата (возвратный чек) прикладывается к отчетной кассовой документации

В случае, если покупатель хочет вернуть какой-либо товар по истечении некоторого времени после его приобретения, продавец вызывает директора или товароведа магазина для решения вопроса в соответствии с требованиями законодательства.

КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

-                 удалять документы расхода;

-                 возвращать покупателям деньги за возвращенную продукцию без присутствия администрации магазина.

Согласовано       /________/( подпись)                       /______________/ (расшифровка)

Ознакомлен      /________/( подпись)                       /______________/ (расшифровка)

2.8 Список использованной литературы

1)       Лекции Коршуновой Е.Д. по курсу «Менеджмент»

2)      http://www.aup.ru/docs/di/826.htm

3)      managment-study.ru/metody-proektirovaniya-organizacionnoj-struktury.html

4)      www.vardex.ru/

5)      Сигарета.рф

6)      https://smoking-shop.ru/

7)      www.directinfo.net/index.php?option=com_content&view...

8)      http://www.indexbox.ru/reports/marketingovoe-issledovanie-rynok-elektronnykh-sigaret/