Классификация систем электронного документооборота. СЭД в образовании и здравоохранении

ФГАОУ ВПО Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта

Факультет филологии и журналистики

Кафедра истории русского языка и сравнительного языкознания

РЕФЕРАТ

Тема: «Классификация систем электронного документооборота. СЭД в образовании и здравоохранении»

Выполнила:

Приходько Ксения Александровна

Документоведение и архивоведение

II курс

Преподаватель:

В.А. Савин, профессор

Калининград

2012

Введение

Концепция ЕСМ

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция "управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management — ECM)", а не управление электронным документооборотом (в соответствии с "Forrester TechRankings"). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым, то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой "категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)".

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

Возможности ECM-систем

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

·         Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла;

·         Функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ;

·         Интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.

Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД. Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

Классификация СЭД

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

·         СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема;

·         Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др;

·         Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent;

·         Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station);

·         Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др;

·         Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc.

Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы также и методы физического удаления записей и индексов в конце их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям необходимо дополнить свои Web-сайты функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями. Работы в данном направлении стали особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев). После такой интеграции стало возможно делать "снимки" Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).

Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).

Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша — генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на "второстепенных" вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.

Можно также отметить специальные модули управления электронными документами, встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.

СЭД в образовании

В настоящее время успех и развитие национальных программ, коммерческих и некоммерческих образовательных организаций в конкурентной среде все в большей степени зависит от интеллектуального капитала (IC).

Как мы уже не раз говорили в данном курсе,  в современных компаниях, организациях все в большей степени доминируют не основные фонды и материальные запасы, а информация, знания и другие элементы интеллектуального капитала.

К интеллектуальному капиталу относят человеческий капитал и структурный капитал, внутренний и внешний по отношению к организации. Под человеческим капиталом понимается совокупность знаний, компетенций и связей,  которыми обладают работники организации.

Внутренний структурный  капитал подразделяют на ноу-хау, организационные структуры, процессы, методы, информационные системы обмена информацией и применения общего знания, системы и процессы управления, позволяющие концентрироваться на стратегии и приспособлять ее к условиям среды.

Внешний структурный капитал представляет собой устойчивые связи организации с внешними партнерами – поставщиками, посредниками,

Клиентами (отношения с клиентами называют еще клиентским капиталом). Сегодня для бизнеса не только и не столько труд или капитал являются источником прибыли корпорации, а инновационная деятельность предпринимателя. Идеи, знания и информация, в том числе и электронная ( особенно Интернет-ресурсы), являются неотъемлемой и важнейшей частью как процессов производства продуктов, так и процессов организации предприятия, обмена информацией с клиентами, потребителями, поставщиками, конкурентами.

Поэтому необходимость перехода от традиционной системы образования к системе открытого непрерывного образования становится все более очевидной.

Наиболее характерными чертами этой системы должны являться:·

возможность выбора формы,

содержания и темпов обучения;·

доступность территориально распределенных источников информации;·

дистанционное обучение, в том числе доступность лабораторного оборудования для учебных и научных целей.

Конечным результатом информатизации образовательной системы является предоставление образования посредством дистанционного обучения (ДО, e-learning). При этом под системой дистанционного обучения может пониматься любая форма учебного процесса, когда преподавателя и слушателя разделяет существенное расстояние. Помимо доступа к учебным материалам, такая система организации учебного процесса подразумевает возможность связи с преподавателем, получение консультации в режиме онлайн, а также проверку знаний по окончании обучения.

Электронные учебные материалы, которые используются в учебном процессе средних, специальных или высших учебных заведений, могут быть разделены на две большие группы:

1) обучающие системы,

системы,

 работающие локально на ПК,

2) ресурсы,

доступные через Интернет.

Главным преимуществом локальных электронных учебных материалов является их автономность, независимость от Интернет- соединения.

Локальные обучающие системы обладают недостатком, который становится очень существенным в условиях постоянной модернизации учебных программ. Они быстро устаревают, и для их обновления требуется приобретение новой версии на новом носителе. Этого недостатка лишены системы с онлайн-доступом.

Использование в качестве обучающих материалов Интернет-ресурсов позволяет,

при условии надежного подключения к глобальной сети, всегда иметь под рукой самую свежую информацию.

Другие требования к учебным средствам в Интернет формируются в зависимости от способа их использования.

В качестве учебных средств можно использовать не только образовательные порталы, но и существующее изобилие сайтов, посвященных научно-популярной и научно-новостной тематике.

Интегрированные в единую образовательную систему, порталы создают возможности для дополнительного образования, повышения квалификации,

получения необходимой информации по интересующим вопросам в любой момент времени.

По прогнозам аналитиков, к 2018 году компьютеры смогут осуществлять перевод с других языков в режиме реального времени с качеством, достаточным для правильного понимания и организации эффективного взаимодействия. Это окончательно сделает рынок образования глобальным. Тогда у работников предприятий, в том числе и провинциальных, появится возможность воспользоваться учебными пособиями любого университета мира. Это позволить снять препятствия в виде недостатка учебного контента на пути развития дистанционного обучения в России.

Проблема перевода существующих бумажных учебников в электронный вид поднимается, в том числе, в рамках проекта создания электронных библиотек и, возможно, начнет решаться в ближайшее время в связи с проявлением интереса государства к этой сфере деятельности.

Одним из перспективных видов и средств бизнес-обучения являются электронные бизнес-симуляции, предназначенные для интерактивного обучения пользователей ключевым компетенциям:

-стратегическому мышлению,

-анализу рынка,

-принятию решений,

-планированию,

-командной работе и лидерству.

Кроме того, они позволяют участникам расширить кругозор, поменявшись функциональными ролями, – в области маркетинга, производства, разработки, логистики, HR, что очень важно для лучшего понимания бизнеса и партнеров по нему.

Исследования подтверждают более высокую эффективность бизнес-симуляций по сравнению с традиционными форматами обучения.

В качестве основных факторов преимущества и успехов симуляций можно выделить такие:

1) высокая мотивация и вовлеченность участников;

2) возможность связать теоретические знания с реальными бизнес ситуациями;

3)свобода экспериментировать в близкой к реальности, но при этом безопасной среде;

4) возможность получить обратную связь от бизнеса непосредственно после принятия решений;

5) дополнительные навыки командной работы и лидерства применительно к конкретным бизнес задачам.

Пользователи могут позволить себе рисовать таблицы и диаграммы, наглядно показывающие все достижения и упущения, собирать данные и сохранять их в базе столько, сколько это нужно, и самое главное,

электронные игры можно использовать в дистанционном режиме с помощью Интернета, который способен организовать настоящую командную игру из людей,

живущих в разных городах или странах.

СЭД в здравоохранении

Программы широкого использования информационных технологий в области здравоохранения (e-health) предусматривают:

- создание электронной карты пациента, интегрированной во все системы в области медицины и социальной защиты;

- обеспечение доступа к точной информации со всех точек системы здравоохранения;

- управление медицинской информацией, необходимой для обеспечения безопасности пациента и качества услуг;

- усовершенствование организации оказания медицинских услуг, управления человеческими ресурсами и администрации здравоохранения;

- обеспечение контроля над хроническими заболеваниями;

- обеспечение доступа к медицинским услугам;

- улучшение финансового контроля и тарификации медицинских услуг;

- создание системы здравоохранения мирового уровня для удержания денег внутри страны или экспорта медицинских услуг;·

- удовлетворение запросов населения в области медицинских услуг на государственном уровне.

Информатизация медицинской отрасли в России — процесс поэтапный.

Сегодня уже можно говорить о том, что первый важный шаг в этой области сделан.

Это массовое внедрение медицинских баз данных как альтернативы традиционному бумажному документообороту, который замедляет темп работы и предполагает большую вероятность ошибок. Их причиной зачастую становится неразборчивый почерк сотрудников.

Многие лечебные учреждения перешли или переходят на электронные способы ведения историй болезни и другой документации. В первую очередь лечебные учреждения стремятся автоматизировать финансовые и административные службы. Вместе с тем внедряются решения для регистратуры или специфических отделений (реаниматологии, анестезиологии, рентгенологии и др.).

ИТ-поставщики рекомендуют сразу идти по пути комплексной автоматизации осторожными и нерезкими шагами.

ИТ-системы предлагают строить поэтапно, так, чтобы каждый внедренный блок начинал давать отдачу и, включаясь в работу, позволял бы переходить к безболезненной установке следующего.

Сначала — автоматизация рутинных процессов, организация совместной работы служб и в целом упорядочивание деятельности всех отделений медучреждения, включая переход к электронным картам, позволяющим хранить в единой базе данные диагностики и лечения пациентов. Затем — интеграция медицинского и финансового блоков, построение аналитических приложений, позволяющих повысить управляемость и совершенствовать стратегическое планирование.

В качестве примеров внедрения ИТ-решений и ИТ-продуктов в здравоохранении можно сослаться на опыт ряда зарубежных стран. Например,

в США существует программа, согласно которой граждане США смогут имплантировать специальные RFID-чипы, которые будут соединены с компьютерной базой данных , создаваемой министерством здравоохранения для управления медико-санитарной документации страны. Инициатором этой программы выступает компания Applied Digital Solutions, представители которой утверждают, что эта процедура может быть чрезвычайно  полезна аллергикам, людям, имеющим слабое сердце или хронические заболевания, пользующимся кардиостимуляторами и т.д. Информация, зашитая в чипе, поможет медикам в экстренных случаях избежать ошибок и в короткие сроки оказать адекватную медицинскую помощь.

Заключение

Мы рассмотрели основные концепции, существующие на сегодняшний день для информатизации бизнес-процессов. Вместе с тем, функционирование корпорации осуществляется в рамках соответствующей государственно-общественной среды, которая также подвержена процессам информатизации, и менеджерам-владельцам бизнес-процессов необходимо знать о применении ИТ-решений и ИТ-продуктов для разных сфер общественной жизни и государства.

Список использованных источников:

1) Онлайн-библиотека.  http://ru.scribd.com

2) Государство. Бизнес. IT. http://www.tadviser.ru