Особенности формирования финансовой службы на вновь создаваемом предприятии

Курсовая работа

по дисциплине: Финансовый менеджмент

на тему: «Особенности формирования финансовой службы на вновь создаваемом предприятии»

Содержание

Введение

1. Предпринимательская структура

1.1 Характер формирования

1.2 Управление финансами предприятия

2. Организация финансовой службы

2.1 Принципы распределения обязательств

2.2 Профессиональная роль финансового менеджера

3. Структура финансовой службы

3.1 Особенности формирования

3.2 Создаем финансовую службу на примере ЗАО«Воронежстальмост»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Структуры управления на многих современных предприятиях были построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале ХХ века. Эффективное управление предприятием требует знания не только технологии принятия управленческих решений, но и организационной структуры, в которой эффективное управление будет возможно. Ключевая роль при этом отводится финансовой службе. Традиционно сложившаяся структура финансовой службы на российских предприятиях сегодня уже не отвечает требованиям времени.

Актуальность темы - становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающих самостоятельностью и полностью отвечающих за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформировать у себя систему управления (менеджмента), которая обеспечила бы ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке.

Управление организациями в условиях рыночной экономики значительно сложнее, чем в централизованной командно – административной системе. Это связано как с расширением их прав и ответственности, так и с необходимостью более гибкой адаптации к изменениям в окружающей среде. Возникают цели и задачи, которые раньше организации самостоятельно не решали и даже не ставили; создается много новых предприятий; под влиянием процессов приватизации меняются формы собственности; налаживаются новые хозяйственные связи; формируются рыночные механизмы управления. Все возникающие в связи с этим проблемы невозможно решать без современного профессионального менеджмента.

Цель работы – изучить функции и задачи финансовой службы на предприятии. Рассмотрим задачи, которые придется решать финансовому директору. Именно из этого следует исходить, определяя функции финансовой службы предприятия.

Первостепенная задача менеджмента заключается в создании организационной культуры, творческого инновационного климата, стимулирующих работников на нововведения [2].

Универсального рецепта формирования финансового блока не существует. В каждой конкретной ситуации структура финансовой службы (ФС) и функции ее сотрудников будут зависеть от целого ряда факторов: специфики бизнеса, требований собственников и законодательства. Чтобы структура ФС была оптимальной, рекомендуется обсудить с руководством компании задачи финансовой службы, вытекающие из стратегических целей, возможность делегирования полномочий, необходимых для реализации этих задач, круг обязанностей сотрудников. Затем необходимо разработать и утвердить документы, регламентирующие деятельность ФЭС и ее подразделений, а также должностные инструкции для каждого из сотрудников: в ходе согласования и утверждения этих документов снимаются многие вопросы, связанные с численностью сотрудников, требованиями к их квалификации, фондом оплаты труда.

1. Предпринимательская структура

1.1 Характер формирования

Организация финансовой службы зависит, прежде всего, от масштаба предприятия и характера уставной деятельности. Именно устав определяет финансовые особенности той или иной коммерческой структуры. Эти особенности определяются следующими факторами:

а) финансовыми взаимоотношениями с государством, в частности налоговыми льготами и санкциями;

б) условиями и методами формирования капитала;

в) распределительными отношениями и мерой финансовой ответственности перед акционерами, пайщиками, вышестоящей управляющей фирмой, министерством, ассоциацией или холдинг-компанией.

Последние два фактора имеют особое значение при формировании (регистрации) и ликвидации предприятия. Масштаб и финансовые особенности фирмы определяют отнесение её к категории крупного, среднего или малого бизнеса, а также к совместным предприятиям именуемым как предприятия с участием иностранного капитала или сформированные полностью за счет иностранного капитала. Малые предприятия имеют существенные налоговые льготы. Их развитие всячески поощряется государством. Организационная модель финансовой службы малых предприятий, естественно, упрощена. Однако по финансово-организационной вертикали они, как, впрочем, и все другие структуры, могут управляться холдинговой фирмой, франчайзером, ассоциацией, министерством – соответственно с большей или меньшей зависимостью от того или иного вышестоящего звена. Финансовая служба последнего, как правило, организационно состоит из двух отделов – отдела текущей деятельности и отдела инвестиций. Такое деление может оказаться целесообразным для самого предприятия как базовой ячейки финансовой инфраструктуры [1].

1.2 Управление финансами предприятия

В современных условиях все более значимыми по своим последствиям для деятельности предприятий становятся решения, принимаемые финансовыми менеджерами и аналитиками. Ценовая и дивидендная политика, управление капиталом имеют принципиальное значение для итогов его деятельности. Переход российской экономики к рыночным отношениям поставил большое количество вопросов и предъявил новые требования к управлению финансами предприятий. Изучение законов рынка и организация финансовых отношений происходили «по ходу дела», а автоматический перенос концепций Запада на отечественную почву приводил к отторжению российскими практиками вполне состоятельных идей. Вышеназванные причины отчасти повлияли на экономическое состояние российских предприятий. В связи с этим представляется необходимым обсудить проблемы организации и функционирования финансово-экономической службы предприятия. Безусловно, эта служба должна отвечать его интересам в зависимости от стоящих перед ним целей и задач [4].

2. Организация финансовой службы

2.1 Принципы распределения работы

Служба финансового менеджера фиксирует определенные функциональные разделы (участки) финансовой работы:

а) финансово – кредитное планирование (прогнозирование);

Этот раздел финансовой работы обычно ведет сам финансовый топ - менеджер или его заместитель. Сюда входят перспективное (минимум на два года), текущее (на год), оперативное финансовое планирование, а также составление кредитных и кассовых заявок, доведение планово - прогнозных показателей до непосредственных исполнителей, внесение изменений в финансовые балансы согласно коррективов других разделов бизнес - планов, колебаниям финансового законодательства и внутренним конъектурным изменениям финансово – экономической ситуации, в том числе коррективам отчетной базы плановых расчетов. Связь с банками необходима для всех разделов.

б) непосредственно текущая деятельность, связанная с текущими затратами (себестоимостью), реализацией продукции, распределением доходов;

Раздел охватывает работу с поставщиками, подрядчиками, покупателями и другими контрагентами по текущей производственной деятельности, оплату труда, а также получение и распределение (платежи) выручки от реализации, других денежных поступлений и прибыли. В этой последней части данный участок финансовой работы смыкается с налогами, как, впрочем, и с иными участками, ибо прибыль синтезирует все итоги хозяйственно-финансовой деятельности.

в) финансовые рынки (ценные бумаги, фондовая и валютная биржи, кредит, валютные операции и пр.);

Раздел относительно новый для российских предприятий, особенно в части рынка ценных бумаг. Недостаточно кадровое обеспечение финансовых рынков. Отсюда – возможно делегировать управление капиталом, в том числе портфелем ценных бумаг специализированным трастовым или финансовым компаниям.

г) капитальные вложения (физические инвестиции) и нематериальные активы, финансирование НИР и ОКР;

В отличие от предыдущего данный участок финансового менеджмента не нов, но настолько важен, в части прямых, физических инвестиций отдается на откуп самостоятельным отделам – отделу капитального строительства и плановой (если она выделена организационно) технической службе. Самая острая ныне проблема – эффективное финансирование капитальных вложений. Поэтому лучше сосредоточить ответственность за этот участок в службе финансового менеджера.

д) анализ, информация, рейтинговые оценки, внутренний аудит;

е) контроль за состоянием, финансированием и движением основных и оборотных средств;

ё) налоги и обязательные отчисления в централизованные фонды государства, получение ассигнований из них [1].

2.2 Профессиональная роль финансового менеджера

финансовый менеджмент управление прогнозирование

Профессиональные обязанности и права финансового менеджера можно сгруппировать следующим образом:

а) перманентный финансовый контроль эффективности деятельности фирмы, что конкретно выражается в постоянной заботе об увеличении денежных доходов и поступлений, оптимизации расходов и отчислений, росте суммы превышения первых над последними;

б) планирование, анализ, решения;

в) определение прав и обязанностей (участков финансовой работы) каждого сотрудника подведомственных служб;

г) выбор системы оплаты труда, стимулирующей рост эффективности всех подразделений фирмы ;

д) подписание (визирование) всех документов финансовой службы;

е) делегирование ответственности по отдельным участкам финансовой работы другим подразделениям фирмы или внешним подрядчикам – исполнителям: аудит, эккаутинг (расчеты и бизнес справки о финансовом состоянии контрагентов, смежников, конкурентов и пр.) трастовое (доверительное) управление, например, ценными бумагами, партнерство по совместной деятельности, посредническая, в том числе биржевая, деятельность, экономическая, юридическая и иная экспертиза при заключении контрактов или принятии инвестиционных решений и т.д.;

ж) выработка и определение финансовой политики: финансовой стратегии в учетно-аналитической, инвестиционной, распределительной деятельности и т.д.

Перечень можно детализировать и расширить. Финансовому менеджеру и нижестоящим на иерархической лестнице финансистам прежде всего требуются высокий уровень профессиональных знаний и умений применить их на практике.

Но кроме того, финансовый менеджер должен обладать организаторским талантом и владеть искусством общения, проявляющимся в психологической совместимости с различными людьми, именуемой аттракцией терпимости в деловых отношениях, обеспечивающих продуктивность работы службы финансового менеджера [1].

3. Структура финансовой службы

3.1 Особенности формирования

Традиционно сложившаяся структура финансовой службы на российских предприятиях сегодня уже не отвечает требованиям времени. Прямое копирование структуры западных компаний также невозможно в связи с: практикой работы; законодательством; системой образования; традициями и т.д.

В настоящее время в России нет единой концепции построения организационной структуры финансовой службы. Через взаимоотношения финансового директора (директора по финансам и экономике) и главного бухгалтера можно выразить три варианта построения концепции: главный бухгалтер подчиняется финансовому директору (западная концепция); существуют главный бухгалтер и финансовый директор, вследствие чего происходит постоянный конфликт интересов (эклектическая концепция); финансовый директор — главный бухгалтер — одна должность (российская концепция).

Западная концепции построения организационной структуры финансовой службы предполагает, что бухгалтерская служба во главе с главным бухгалтером входит в финансовую службу, и главный бухгалтер подчиняется финансовому директору. На сегодняшний день такая концепция используется во многих организациях в России [5].

Кроме того, трагедия большинства наших нынешних финансовых директоров заключается в том, что они не знают правил и системы ведения бухгалтерского учета. Хотя это их прямая обязанность — уметь использовать данные бухгалтерского учета для финансового анализа, финансового планирования и прогнозирования.

В результате применение западной концепции в России является несоответствующим законодательству и нелогичным, так как для должности финансового директора в законодательстве и общепринятой практике не определены права и обязанности, а большая часть прав и обязанностей, которые ему передаются, уже закреплена за главным бухгалтером.

На Западе данная концепция успешно работает, так как там именно финансовый директор ставит подпись под всеми финансовыми документами и несет ответственность за сохранность имущества и выполнение обязательств. Квалификация западных финансовых директоров несравнимо выше отечественных, тем более что большая их часть выходит из бухгалтеров. В западной концепции главный бухгалтер отвечает только за ведение учета, т. е. он является чисто техническим человеком, а организует учет и производит контроль финансовый директор. Составление отчетности общественных бухгалтеров (аудиторов).

В связи с тем, что бухгалтерский учет затрагивает все факты хозяйственной деятельности — работу всех подразделений предприятия, то построение нормальной системы учета невозможно без мощного административного ресурса, на уровне топ-менеджмента. Один финансовый директор — главный бухгалтер этой проблемы не решит [5].

3.2 Создаем финансовую службу на примере ЗАО «Воронежстальмост»

Для успешного формирования финансового блока финансовый директор должен определить, какие функции будет выполнять ФЭС и какие подразделения войдут в ее состав. Затем необходимо разработать и утвердить документы, регламентирующие деятельность ФЭС и ее подразделений, а также должностные инструкции для каждого из сотрудников: в ходе согласования и утверждения этих документов снимаются многие вопросы, связанные с численностью сотрудников, требованиями к их квалификации, фондом оплаты труда.

Универсального рецепта формирования финансового блока не существует. В каждой конкретной ситуации структура ФЭС и функции ее сотрудников будут зависеть от целого ряда факторов: специфики бизнеса, требований собственников и законодательства. Чтобы структура ФЭС была оптимальной, рекомендуется обсудить с руководством компании задачи финансовой службы, вытекающие из стратегических целей, возможность делегирования полномочий, необходимых для реализации этих задач, круг обязанностей сотрудников, а также систему оценки деятельности финансового блока и его руководителя.

Предлагаем обсудить проблемы формирования финансовой службы на примере ЗАО «Воронежстальмост» (рис 1). В статье рассмотрена и проанализирована организационная структура финансово-экономической службы предприятия, выработаны рекомендации по составу её функций [3].

Своеобразным предметом труда финансово-экономической службы являются деньги и денежные потоки, возникающие внутри самого предприятия и за его пределами, связывающие его с другими предприятиями, кредитно-банковской системой, хозяйствующими субъектами, находящимися в объединении. Для управления финансами предприятий используется финансовый механизм - система управления финансовыми ресурсами с целью эффективного воздействия на конечные результаты производства. Финансовый механизм призван обеспечивать реализацию функций финансов, связанных с:

а) обеспечением предприятия денежными средствами;

б) распределением и контролем использования денежных средств.

Первая функция подразумевает оптимальную обеспеченность предприятия денежными средствами. Оптимизация денежных потоков — одна из главных задач финансовой службы.

Распределительная функция связана с возмещением затрат на производство и формированием дохода. Этот доход, в свою очередь, распределяется между предприятием и внешними организациями, с которыми оно связано обязательствами, а также между предприятием и государством. Контрольная функция предполагает применение различного рода показателей и установление экономических стимулов или санкций [4].

(рис 1). Организационная структура финансово-экономической службы ЗАО «Воронежстальмост»

На воронежском заводе нет самостоятельного финансового отдела. Его функции выполняет финансовая группа в составе бухгалтерии. Не вызывает сомнений тот факт, что роль финансовой службы возросла и усиливается с развитием рыночных отношений в России. В настоящее время необходимы финансовые отделы, в обязанность которых вменяются задачи формирования рациональной структуры капитала, оценки обеспеченности предприятия оборотными средствами, управления денежными потоками, проведения финансового анализа, поиска источников финансирования, бюджетирования и др. На воронежском заводе финансовая группа входит в состав бухгалтерии. В связи с этим к основным функциональным обязанностям бухгалтерии относятся: управление финансами, учет материалов и прочего имущества, начисление амортизационных отчислений, финансовая отчетность и налоги. При этом в составе бухгалтерии нет аналитической службы, которая проводила бы оценку текущего финансово-экономического состояния предприятия, источников финансирования, инвестиционных потоков. Такая служба отсутствует и в структуре планово-экономического отдела. Расчет стоимости новых заказов, сравнение плановых и фактических показателей проводятся экономической службой, финансовая деятельность контролируется бухгалтерией, которая констатирует ход движения финансовых ресурсов, управляет ими и подводит итог. Таким образом, прогнозирование финансово-экономического состояния предприятия, операционный анализ его производственной деятельности отсутствуют. Оценка экономического состояния проводится по фактическим данным, когда повлиять на них уже нельзя. Для улучшения организации работы и координации деятельности финансово-экономической службы каждое из анализируемых предприятий может и должно оптимизировать организационную структуру этой службы. Не случайно на воронежском заводе за последние годы значительно вырос численный состав бухгалтерии. Увеличение числа функциональных обязанностей в рамках одного отдела отрицательно сказывается на результатах и эффективности его работы. На сегодняшний день важно, на наш взгляд, предусмотреть в составе финансово-экономической службы должности специалистов по финансовому планированию, проведению текущего операционного анализа, оценке привлекательности инвестиционных проектов, составлению бюджета предприятия, оценке различных источников финансирования, т.е. должности финансистов или финансовых менеджеров.

Основная роль в процессе управления финансами предприятия отводится заместителю директора по экономике и финансам (иначе: директору по экономике, вице-президенту компании по финансам), который непосредственно подчиняется генеральному директору. Это ключевая фигура, отвечающая за разработку стратегии и тактики финансового менеджмента, их реализацию для достижения целей, стоящих перед предприятием. К должностным обязанностям заместителя директора по экономике и финансам относится решение задач, определяющих финансовую политику и реализующих экономические цели предприятия. Назовем некоторые из них: выбор схем управления службой, путей и способов их совершенствования, организация эффективной работы экономической службы, подбор и расстановка кадров, управление структурными подразделениями службы, предоставление заинтересованным лицам финансово-экономических показателей деятельности предприятия, работа с банковской системой и партнерами по бизнесу, формирование и развитие отношений с собственниками [4].

Следующий уровень управления финансово-экономической службой — главные специалисты и начальники отделов, возглавляющие функциональные службы, находящиеся под непосредственным руководством заместителя директора по экономике и финансам. Это бухгалтерия во главе с главным бухгалтером; финансовый отдел во главе с начальником отдела; планово-экономический отдел, отдел труда и зарплаты и бюро цен под единым руководством главного экономиста. Организационная структура управления финансами, позволяющая оптимизировать финансовые потоки, возникающие в результате производственно-финансовой деятельности предприятия, может выглядеть в виде схемы.

(рис 2)Рекомендуемая организационная структура финансово-экономической службы промышленного предприятия

В рекомендуемой организационной структуре финансовая служба, возглавляемая начальником отдела, выделена в отдельную структурную единицу (рис 2). Финансовый отдел находится в непосредственном подчинении у заместителя директора по экономике и финансам. Такое положение отдела продиктовано требованиями, которые предъявляются к этой службе современным характером экономических отношений. В рыночной экономике задачи, решаемые финансовым отделом, имеют высокую значимость для предприятия. В компетенцию отдела входят: поиск источников финансирования производства, управление структурой капитала предприятия, оценка наличия и достаточности оборотных средств, отслеживание поступления выручки, управление дебиторской и кредиторской задолженностью, проведение анализа соответствия имеющихся у предприятия средств его финансовым обязательствам, финансовое планирование и прогнозирование, привлечение и управление краткосрочными кредитами и финансовыми вложениями, участие в составлении бюджета предприятия, осуществление финансового анализа, оценка экономической эффективности инвестиционных проектов. Перечисленные задачи сложны по содержанию, а поэтому требуют высокой квалификации персонала финансового отдела. Например, оценка инвестиционных проектов требует высокого уровня знаний финансового менеджмента, бухгалтерского учета, планирования производства, обоснования затрат, владения методиками анализа и расчета денежных потоков. Именно поэтому столь важно иметь отдельную специализирующуюся на управлении финансами службу. Некое подобие такой службы в составе бухгалтерии, как это имеет место на большинстве предприятий, в настоящее время уже недопустимо.

Экономическая служба, возглавляемая главным экономистом, включает в себя планово-экономический отдел и отдел организации труда и заработной платы. Деятельность планового отдела связана с решением следующих задач: планирование производственной деятельности и связанных с ней расходов, анализ фактических данных по объему и издержкам производства, выявление и анализ причин отклонений от плановых показателей и нормативов. Эта служба разрабатывает пути и методы снижения затрат, подготавливает решения по ценообразованию на различные виды продукции, совместно с другими структурными подразделениями является разработчиком бизнес-планов предприятия, собирает и ведет отчетные документы о его производственной деятельности, определяет и отслеживает прибыль, полученную от производства и реализации продукции. Планируемая и фактическая прибыль служит объектом пристального внимания планового отдела. Отсюда вытекает целесообразность проведения анализа текущего экономического состояния предприятия именно в этом отделе. Служба, в которой разрабатывались планы и отслеживались фактические результаты производственной деятельности, должна быть местом проведения операционного анализа, аналитической работы по оценке итоговых показателей в сравнении с плановыми.

В непосредственной связи с плановым отделом находится отдел организации труда и заработной платы. Его функциональное назначение — организация, нормирование и учет затрат труда на предприятии. Отдел проводит обоснование расценок на производственные операции, учитывает и анализирует трудовые затраты [3].

Безусловно, экономическая служба не в состоянии обособленно проводить планирование производства или готовить отчетность. В этой работе важна связь с производственными отделами, маркетинговой и технической службами предприятия. В процессе подготовки отчетности и проведения анализа экономистам необходимо взаимодействие с бухгалтерией и финансовым отделом, отделом сбыта.

Рекомендуемая организационная структура финансово-экономической службы, на наш взгляд, наиболее полно отражает требования к этой службе. Вместе с тем она является ориентировочной. В зависимости от конкретного предприятия возможна ее корректировка. При частном ситуативном подходе к построению организационной структуры важно сохранить функциональность, то есть возможность эффективного управления финансово-экономической деятельностью. На предприятиях большого масштаба служба может содержать большое число групп, бюро, отделов. Предприятие малого масштаба может иметь службу, где функции и обязанности секторов или групп могут совмещаться и осуществляться меньшим числом работников, но тем не менее и в этом случае необходимо поддерживать функциональность данной службы. Она призвана обеспечивать оперативность и эффективность управления предприятием, реализацию управленческих решений на любом уровне. Другим требованием к организационной структуре экономической службы, по нашему мнению, является ее адаптивность к постоянно изменяющейся внутренней и внешней среде. Структура должна своевременно модифицироваться в систему, отражающую новые тенденции развития предприятия [3].

Заключение

Главная цель финансовой службы — наиболее полная реализация функций финансов путем укрепления финансового положения предприятия за счет повышения его рентабельности, прибыли, роста производительности труда, снижения затрат, повышения качества продукции и внедрения новых передовых технологий и достижений науки. В настоящее время в России нет единой концепции построения организационной структуры финансовой службы. Через взаимоотношения финансового директора (директора по финансам и экономике) и главного бухгалтера можно выразить три варианта построения концепции: главный бухгалтер подчиняется финансовому директору (западная концепция); существуют главный бухгалтер и финансовый директор, вследствие чего происходит постоянный конфликт интересов (эклектическая концепция); финансовый директор — главный бухгалтер — одна должность (российская концепция). Успех деятельности предприятия в перспективе во многом связан с соответствием организационной структуры стоящим перед ним целям и задачам.

Список использованной литературы

1.  Поляк Г.Б. Финансовый менеджмент: Учебник для вузов / 2-е изд. перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. -527с.

2.  Ронова Г.Н., Ронова Л.А. Финансовый менеджмент: Учебное пособие, руководство по изучению дисциплины, практикум, учебная программа / МЭСИ. М., 2004.-170с.

3.  Афанасьев А. Структура ФЭС: опыт практиков. - Финансовый директор -2004.-№2. -С.86-92.

4.  Плетнёв Ю.М., Сысоева Е.Ф. Организационная структура финансово- экономической службы промышленного предприятия. // Менеджмент в России и за рубежом. – 2003. - №4.

5.  Чернецкая А., Сухова И. У финансового директора в «генах заложено», что главбух должен ему подчиняться. - Финансовый директор. - 2002. - №5.